8.3 Loonbelasting

Als uw organisatie werknemers in dienst heeft, krijgt u te maken met de heffing van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Deze inhoudingen worden samen de ‘loonheffingen’ genoemd. Ook als u werkt met vrijwilligers kunt u te maken krijgen met regels op het gebied van de loonbelasting. U berekent de loonheffingen over het brutoloon.

8.3.1 Grondslag

loon in natura

Het brutoloon vormt de grondslag voor de loonheffingen en is soms meer dan enkel het loon dat u in geld uitbetaalt aan werknemers. U moet ook loon in natura meerekenen en eventuele aanspraken. Bij loon in natura moet u denken aan vergoedingen en verstrekkingen en rekening houden met de werkkostenregeling, die regels verbindt aan hoe u loon in natura waardeert. Soms hoeft u bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet mee te nemen voor de grondslag, omdat ze zijn vrijgesteld onder de werkkostenregeling. Bij aanspraken moet u denken aan het recht van de werknemer op een bepaalde uitkering. Van dit totaalbedrag trekt u aftrekposten voor alle loonheffingen af. Denk aan het werknemersdeel van de pensioenpremie. Dit levert de grondslag voor alle loonheffingen op.

8.3.2 Salarisspecificatie

minimumloon

Als u werknemers in dienst heeft en dus loon uitbetaalt, bent u verplicht om elke werknemer een schriftelijke opgave (een salarisspecificatie) te verstrekken. Uiteraard bij de eerste salarisbetaling na indiensttreding en daarna van iedere salarisbetaling die afwijkt van de vorige salarisbetaling. U moet minimaal de volgende gegevens op de salarisspecificatie zetten:

• het brutoloon in geld;
• de samenstelling van het loon;
• de bedragen die op het loon zijn ingehouden;
• de overeengekomen arbeidsduur;
• de periode waarover het loon is berekend;
• het voor werknemer geldende wettelijke minimumloon;
• de naam van de werkgever en werknemer.

Jaaropgaaf

Na afloop van het jaar verstrekt u een jaaropgaaf. Op de jaaropgaaf moeten alle gegevens staan die van belang zijn voor de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW). De jaaropgaaf is vormvrij. Dit betekent dat u de jaaropgaaf ook digitaal aan de werknemers kunt verstrekken.

Digitaal

Wilt u de loonstroken digitaal gaan verstrekken, dan kan dat alleen onder voorwaarden:

• De werknemer moet uitdrukkelijk, het liefst schriftelijk, hebben ingestemd met het alleen digitaal verstrekken. Voor nieuwe werknemers zou dit bijvoorbeeld kunnen worden opgenomen in de arbeidsovereenkomst.
• De werknemer moet de digitaal verstrekte salarisspecificaties zodanig digitaal kunnen opslaan dat hij die ook later nog kan raadplegen.

8.3.3 De vrijwilligersregeling

Met de zogenoemde vrijwilligersregeling ondersteunt de Belastingdienst de inzet van vrijwilligers door bepaalde kostenvergoedingen vrij te stellen van belasting- en premieheffing. En dat is gunstig, want vrijwilligers spelen waarschijnlijk een essentiële rol binnen uw stichting of vereniging. Aan de vrijstelling zijn wel voorwaarden verbonden:

• de vrijwilliger verricht het werk niet beroepshalve;
• de betaalde vergoeding is aan maxima verbonden en niet-marktconform.

Vergoeding vrijwilliger

De volgende vrijwilligersvergoedingen of -verstrekkingen zijn niet-marktconform:

• voor vrijwilligers van 23 jaar of ouder een vergoeding of verstrekking van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar;
• voor vrijwilligers jonger dan 23 jaar een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar;
• vergoedingen of verstrekkingen voor de werkelijk gemaakte kosten, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar.