6.2 De jaarlijkse vergadering

De algemene ledenvergadering is niet alleen een orgaan binnen de vereniging, maar ook de jaarvergadering die minimaal eens per jaar moet worden gehouden. Die moet in elk geval binnen zes maanden na afloop van het boekjaar worden gepland.

6.2.1 Verantwoording afleggen

Het bestuur legt in de jaarvergadering rekening en verantwoording af over het gevoerde beleid. Vaak wordt dit gedaan door een speciaal voor de gelegenheid in het leven geroepen kascommissie of financiële controlecommissie, die een verklaring afgeeft over de vermogenstoestand van de vereniging. De commissie vraagt dan aan de ALV om daar haar goedkeuring over uit te spreken en een zogenoemd besluit tot decharge te nemen.

Decharge

Bij een decharge wordt een bestuurder van verdere verantwoording ontheven. De ALV zegt hiermee dat de bestuurder zijn taak naar behoren heeft vervuld. Zo’n besluit is zwaarwegend, want het heeft als gevolg dat de betreffende bestuurder in principe ook niet meer aansprakelijk kan worden gesteld voor een handeling die hij heeft verricht.

6.2.2 Uitnodiging

schriftelijk

voorzitter

Als bestuur roept u de leden bijeen voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Let erop dat dit schriftelijk moet gebeuren, tenzij de ALV in eerdere instantie akkoord is gegaan met een oproep per e-mail. Zijn niet alle adressen van de leden bekend, overweeg dan de plaatsing van een advertentie in de (lokale) media. In de uitnodiging vermeldt u wanneer, waar en op welk tijdstip de vergadering zal plaatsvinden. Als bijlagen kunt u toevoegen:

• agenda;
• jaarrekening;
• jaarverslag;
• begroting.

Zelf bijeenroepen

verzoek

De leden kunnen ook tussentijds een vergadering bijeenroepen als minstens 10% van de leden dit wenselijk vindt. Zij moeten dan schriftelijk een gemotiveerd verzoek doen aan u. U moet de ledenvergadering vervolgens binnen vier weken laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan mogen de leden zélf een vergadering beleggen.

6.2.3 Agendapunten

staking van stemmen

herbenoeming

jaarverslag

Wat komt er aan de orde tijdens de jaarlijkse ALV? De volgende punten kunnen op de vergaderagenda staan:

• de verkiezing en herbenoeming van het bestuur;
• de wijziging of samenstelling van de verschillende commissies (bijvoorbeeld de kascommissie voor het komende jaar);
• het gevoerde beleid in het voorbije jaar en het te voeren beleid in het komende jaar;
• het algemeen en financieel jaarverslag (de jaarrekening en de begroting);
• het verslag van de kascommissie;
• de begroting voor het komende jaar met mogelijk moties van de leden;
• de vaststelling van de verenigingscontributie en het inschrijfgeld;
• de wijziging van het huishoudelijk reglement.

6.2.4 Taakverdeling

De taakverdeling tijdens de jaarlijkse vergadering ziet er meestal als volgt uit:

• De voorzitter van de vereniging leidt de vergadering. Hij vertegenwoordigt en spreekt namens het bestuur.
• De secretaris biedt ondersteuning, bijvoorbeeld door het opmaken van de notulen.
• De penningmeester licht de jaarrekening toe.
• De kascommissie presenteert haar conclusies en adviseert de ALV om de financiële verslagen goed of af te keuren.
• De voorzitters van de verschillende commissies van de vereniging (barcommissie, technische commissie, onderwijscommissie et cetera) laten hun licht schijnen over hun werkzaamheden van het voorbije jaar. Eventueel brengen zij in de vergadering hun wensen voor het nieuwe jaar onder de aandacht.

6.2.5 Besluitvorming tijdens de ALV

stemrecht

Leden van de vereniging kunnen tijdens de ALV besluiten nemen op basis van hun stemrecht. Besluiten die met een meerderheid van stemmen worden aangenomen zijn bindend. Over de procedure bij een staking van stemmen moet een richtlijn zijn opgenomen in de statuten. Bij een staking van stemmen is het aantal voor- en tegenstemmen precies in evenwicht. Er moet dan een oplossing voorhanden zijn om het proces weer vlot te trekken, zoals een herstemming op een later tijdstip, een doorslaggevende stem voor de voorzitter of de verwerping van het voorstel als geen gewone meerderheid wordt gehaald.

6.2.6 Aanwezigheid

quorumeis

In de statuten van de vereniging moet een bepaling zijn opgenomen met een aanwezigheidseis. Dit wil zeggen dat de ALV alleen rechtsgeldige besluiten kan nemen als ten minste een x-aantal stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Dit wordt ook wel de quorumeis (quorum = hoeveelheid) genoemd en voorkomt dat op een slecht bezochte vergadering besluiten worden genomen over fundamentele kwesties. Spijtig voor de leden die wél aanwezig zijn, maar het hoeft niet te leiden tot een chronische onmacht om knopen door te hakken. Weliswaar moet er een nieuwe vergadering worden uitgeschreven, maar in deze tweede bijeenkomst kunnen wel besluiten worden genomen omdat het quorumvereiste dan expliciet komt te vervallen (zie het kader hierna).