4.2 Definiëring
lening
Bij een voorschot ontvangt de werknemer een deel van zijn te ontvangen salaris op een eerder tijdstip dan normaal, waarna dit bij de uiteindelijke (reguliere) salarisuitbetaling wordt verrekend. Dit kan hem de mogelijkheid geven om de financiële problemen (tijdelijk) op te lossen, maar daar staat natuurlijk tegenover dat hij op het latere tijdstip minder inkomen ontvangt. Een voorschot is feitelijk een lening met een korte looptijd waarover de werknemer geen rente hoeft te betalen. Bij een voorschot speelt de verhouding werkgever-werknemer, terwijl daar bij een lening de verhouding debiteur-crediteur bijkomt.
Of een aan de werknemer uitbetaald bedrag als voorschot of lening (zie hoofdstuk 5) kwalificeert, is niet altijd eenvoudig te bepalen. Het onderscheid is echter van groot belang, omdat de fiscale afhandeling verschillend is.
Intentie
één loontijdvak
incidenteel
terugbetaling
De Belastingdienst houdt als regel aan dat er sprake is van een voorschot als de periode tussen de verstrekking en de verrekening ervan maximaal één loontijdvak is. Als de periode tussen de uitbetaling van het voorschot en de latere verrekening langer dan een loontijdvak is, gaat de intentie een rol spelen. Is het de bedoeling van de werkgever om de werknemer een (incidenteel) voorschot te geven, dan blijft er sprake van een voorschot. Wordt de periode tussen de verstrekking en de verrekening – de terugbetaling – zo lang dat het niet meer geloofwaardig is dat er sprake is van een voorschot, dan is er echter sprake van een lening. U krijgt dan met andere fiscale regels te maken (zie hoofdstuk 5).
Als u een werknemer in financiële nood een voorschot wilt uitkeren zonder het risico op fiscale complicaties voor u en de werknemer, dan kunt u het voorschot het beste niet te ver voor de reguliere uitbetaling verstrekken.
Termijnen
zekerheden
Ook in de situatie dat u het voorschot in termijnen met latere uitbetalingen aan de werknemer verrekent, kan er eigenlijk sprake zijn van een lening. En als u bepaalde voorwaarden aan de verstrekking van het voorschot verbindt – bijvoorbeeld bepaalde zekerheden die de werknemer moet stellen – is er zeker sprake van een lening. U zult dus de regels voor een personeelslening moeten aanhouden (zie hoofdstuk 10).
Toestemming
vordering
verhalen
Voor de verrekening van het voorschot met wat u de werknemer op het latere reguliere uitbetalingstijdstip verschuldigd bent, heeft u zijn toestemming niet nodig. Zolang de arbeidsovereenkomst bestaat, (én een machtiging tot verrekening schriftelijk is vastgelegd en door de werknemer is ondertekend), kunt u de vordering die u op de werknemer heeft wegens het voortijdig uitbetalen van salaris, verrekenen bij de reguliere uitbetaling van zijn salaris. Zodra de werknemer uit dienst gaat, wordt verrekening van het voorschot een ander verhaal. Wees u daarvan bewust bij de afweging van het wel of niet verstrekken van een voorschot. Mochten de financiële problemen van de werknemer bijvoorbeeld vóór verrekening tot zijn vertrek leiden – op wat voor manier dan ook – dan kan het lastig worden om het voorschot (deels) nog op de werknemer te verhalen.
Als de latere verrekening van een voorschot niet volgens de regels plaatsvindt, is de werknemer er niet aan gebonden. De werknemer kan dan uitbetaling van zijn volledige salaris opeisen.
impliciet
Als de verrekening niet volgens de regels plaatsvindt, kan de werknemer ook afstand doen van het recht om zijn volledige salaris op te eisen, zowel expliciet (door middel van een duidelijke, ondubbelzinnige verklaring die bij voorkeur schriftelijk wordt vastgelegd) als impliciet.
Impliciet afstand doen van dat recht doet de werknemer bijvoorbeeld door lange tijd geen bezwaar te maken tegen de verrekening van het voorschot.