16.2 Projectdefinitie in zeven stappen
Hoe beter het project is gedefinieerd, hoe minder moeite het u zou moeten kosten om een goed en representatief projectrapport te schrijven. Een goede definitie bespaart u dus tijd! Als vooraf nooit duidelijk is geweest naar welke concrete doelstellingen nu echt werd gestreefd of wat nu wel of niet tot het project behoort, wordt de rapportage al snel een hoofdpijndossier. Een duidelijke definitie bij de aanvang had dat kunnen voorkomen. Om de projectdefinitie gestructureerd te kunnen aanpakken, kunt u het hiernavolgende stappenplan doorlopen.
Stap 1: Omschrijf de uitdaging
Hier komt het bekende psychologische trucje om de hoek kijken. Projecten vloeien vaak voort uit gesignaleerde problemen, maar een ‘probleem’ hangt meteen als een loden gewicht aan het proces. Een ‘uitdaging’ zorgt voor een positieve uitstraling van het project. Omschrijving van een probleem: de huisvesting is veel te krap. Omschrijving van een uitdaging: de organisatie meer ‘lucht’ geven in dezelfde huisvesting.
Stap 2: Benoem de urgentie
Wat is de aanleiding om uitgerekend nu het project in gang te zetten, de uitdaging aan te gaan? Met andere woorden: maak duidelijk waarom het project urgent is.
Stap 3: Bepaal doelstelling en resultaat
Dit is de essentiële stap bij de definitie van een project én de waarborg dat u straks niet in de problemen komt bij de projectrapportage. Doelstelling en resultaat zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
- De doelstelling laat zich omschrijven als de hogere ambitie van het project. Probeer de doelstellingen zo concreet mogelijk te definiëren. Ze moeten meetbaar zijn. Formuleer ze SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
- Het resultaat moet zo tastbaar mogelijk zijn omschreven. Houd er tegelijkertijd rekening mee dat doelstelling en resultaat zelden helemaal samenvallen. De praktijk wijst vaak uit dat met het bereiken van het projectresultaat meestal een onderdeel van de doelstelling is gerealiseerd.
Stap 4: Baken af!
Wat hoort wel bij het project en wat uitdrukkelijk niet? Een duidelijke afbakening vergemakkelijkt het schrijven van het projectrapport. Het voorkomt ook verwarring en ergernis over resultaten in het rapport die als niet relevant worden beschouwd.
Bij de afbakening van een project is het slim om ook te kijken naar andere projecten. Is er overlap met een ander project in de organisatie? Als dat is afgerond kunnen de resultaten misschien worden gebruikt. Is het nog in uitvoering, dan is onderlinge afstemming van belang.
Stap 5: Focus op de effecten
Niet alle effecten van een project zijn vooraf te bepalen en niet alle effecten hebben te maken met het bereiken van de doelstelling. Een brainstormsessie is dan het ideale instrument om positieve en negatieve, bedoelde en onbedoelde effecten van een project in kaart te brengen.
Stap 6: Bepaal de doelgroep
Voor wie is het project uiteindelijk bedoeld? Met andere woorden: wie moet uiteindelijk profiteren van de resultaten? De doelgroep moet van tevoren duidelijk zijn gedefinieerd en moet ook voortdurend in uw gedachten zijn tijdens het schrijven van het projectrapport.
Stap 7: Formuleer de randvoorwaarden
Randvoorwaarden zijn van groot belang in het verloop van het proces: het zijn die voorwaarden die in een project niet (of nauwelijks) kunnen worden gewijzigd. Een voorbeeld (op basis van Stap 1): harde randvoorwaarde bij het project om de organisatie meer ‘lucht’ te geven, is dat dit binnen de huidige huisvesting moet (verhuizen en uitbouwen zijn niet mogelijk en dus uitgesloten).