15.1 De vergaderagenda

Efficiënt vergaderen houdt in dat de bijeenkomst een of meer duidelijke doelstellingen heeft. Dit voorkomt dat de vergadering uitwaaiert naar andere onderwerpen en een ongestructureerd verloop heeft. De doelstellingen formuleert u in de vergaderagenda. Die moet helder en beknopt zijn. Stuur de documenten mee die bij de agenda horen.

Agendapunten

In de regel is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor de vergaderagenda. Het is zaak om de agenda tijdig te verspreiden onder de deelnemers, zodat zij gelegenheid hebben om agendapunten in te brengen. Dit voorkomt dat op het laatste moment nog onderwerpen worden toegevoegd.

Inbreng deelnemers

Zorg dat vooraf duidelijk is welke inhoudelijke inbreng van de deelnemers wordt verwacht, zoals een toelichting op de cijfers, een korte presentatie van de plannen et cetera. Dit vergroot de efficiëntie en geeft richting aan de discussie. De voorzitter heeft de taak om de agenda te bewaken en te zorgen voor een ordentelijk verloop van de vergadering. Waar nodig vat hij de besluiten en/of argumenten samen. De notulist legt de zaken van de vergadering vast in een verslag. De deelnemers, degenen die verhinderd zijn en de direct betrokkenen (denk aan de directie of teamleden) kunnen zo achteraf lezen:

• welke argumenten en standpunten zijn genoemd;
• welke besluiten zijn genomen;
• welke acties de deelnemers naar aanleiding van de vergadering moeten uitvoeren.