17.3 Recht op informatie
rol
Het is voor de ondernemingsraad belangrijk om de vinger aan de pols te houden, zodat de raad op de hoogte blijft van grote veranderingen binnen de organisatie, waarbij de OR een rol moet spelen. Vooral in een wat grotere organisatie heeft de ondernemingsraad al snel de handen vol aan het verwerken van een constante stroom – lang niet altijd relevante – informatie.
17.3.1 Informatie opvragen
Artikel 31, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden geeft de OR een verstrekkend informatierecht. Op basis van dit actief informatierecht kan de OR een scala aan documenten opvragen bij de bestuurder.
verstrekken
Ontbreekt de noodzakelijke informatie om een goed oordeel te kunnen vellen over een voorgenomen besluit, adviesvraag of aanpassing of invoering van een regeling, dan kan de OR een beroep doen op dit recht. De bestuurder is verplicht de opgevraagde informatie zo snel mogelijk aan de OR te verstrekken. Eventueel kan de bestuurder deze informatie verstrekken onder geheimhouding.
Soms is het niet noodzakelijk om bepaalde gegevens schriftelijk op te vragen in de organisatie. Door mondeling over een kwestie met de bestuurder te overleggen op basis van een voorlopige OR-mening kan de OR ook al veel informatie loskrijgen.
Uitspreken
prikklok
Het opvragen van informatie kan ertoe leiden dat de OR zich op eigen initiatief uitspreekt over het gebruik van persoonsgegevens, zonder dat de bestuurder erom vraagt, bijvoorbeeld als blijkt dat de regels van de AVG niet worden nageleefd bij het invoeren van een prikklok. Hoe beter de OR zo’n uitspraak onderbouwt, hoe moeilijker het voor de bestuurder is om de uitspraak naast zich neer te leggen.
17.3.2 Ongevraagd verstrekken
documenten
De bestuurder moet veel informatie ongevraagd verstrekken aan de ondernemingsraad volgens artikel 31 WOR. In werkelijkheid zullen de bestuurders daar niet altijd gehoor aan geven en moet de OR er meestal om vragen, anders krijgt de raad alleen die gegevens die de bestuurder kwijt wil. De OR kan eerst voor zich zelf nagaan welke belangrijke informatie de raad periodiek wil ontvangen.
De OR doet er goed aan om een selectie van gewenste documenten te maken om te voorkomen dat de OR overspoeld wordt met informatie die voor een groot deel niet relevant is. De OR kan altijd nog extra informatie bij de bestuurder opvragen als dat nodig is.
De OR geeft het verzoek om informatie meer gewicht door de van toepassing zijnde WOR-bepalingen aan te halen. Specifieke informatie die de OR periodiek wil ontvangen, kan de OR vastleggen in een zogenoemd ondernemingsconvenant.
17.3.3 Achterban en netwerk
kennis
achterban
Omdat de bestuurder van de organisatie de belangrijkste overlegpartner is van de OR, is de OR geneigd hem als eerste om inlichtingen te vragen als dat nodig is. Dat is jammer, want de OR is in eerste plaats de vertegenwoordiging van de werknemers. De werknemers hebben veel kennis over bijvoorbeeld de verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie en de uitwerking van beleid in de praktijk. De OR kan gebruikmaken van deze kennis door de achterban regelmatig te raadplegen over dit onderwerp.
Contactpersonen
Als er te weinig OR-leden zijn om iedereen te bereiken, kan de ondernemingsraad een beroep doen op de achterban. De ondernemingsraad kan op diverse afdelingen contactpersonen aanstellen die op de eigen werkplek de oren en ogen van de ondernemingsraad willen zijn. Via deze aangewezen contactpersonen kan de ondernemingsraad al zijn vragen doorspelen en de werknemers binnen de organisatie uithoren over hun bevindingen.
Netwerk
intern netwerk
Ondanks dat zij ook tot de achterban van de OR behoren, kan de OR zijn voordeel doen met beleidsmedewerkers en hogere leidinggevenden door een intern netwerk op te bouwen van belangrijke personen en het contact te verdelen over de zittende leden. Door regelmatig met elkaar te spreken, wordt dat een gewoonte en groeit het vertrouwen.
relatie
Het is wel belangrijk dat de OR open kaart speelt met de bestuurder over het netwerk van de OR. Het kan niet de bedoeling zijn dat de directie, bestuurder en leidinggevenden het gevoel krijgen dat er dingen achter hun rug om gebeuren. Dat zou de relatie tussen de OR en de directie, bestuurder en leidinggevenden niet ten goede komen.
Informatie buiten de organisatie
Het is voor de OR belangrijk om op de hoogte te blijven van de privacywetgeving. Hierbij moet de OR ook buiten de eigen organisatie relevante informatie halen. Denk aan de uitwisseling van informatie met vakbonden en brancheorganisaties. Daarnaast zijn er tal van websites met het laatste nieuws dat relevant is voor de medezeggenschap, soms ook voorzien van handige tips en tools. Een slimme OR kijkt in elk geval hoe de raad ook buiten de organisatie een netwerk kan opbouwen, bijvoorbeeld via verschillende discussiegroepen op LinkedIn.
Opleider
cursus
Volgt de OR een cursus op het gebied van privacy, dan kan zijn werkgever afspreken met de opleider dat die na afloop van de cursus beschikbaar is voor specifieke vragen. De opleider kan de OR daarnaast op de hoogte houden van ontwikkelingen in de privacywetgeving. Zo kan de OR optimaal profiteren van de opleiding.