17.2 Instemmingsrecht
klachten
klokkenluiders
De organisatie heeft instemming van de ondernemingsraad nodig om bepaalde besluiten vast te stellen, wijzigen of in te trekken. Wanneer de instemming van de OR precies noodzakelijk is, kunt u terugvinden in artikel 27 WOR. Privacy speelt vaak ook een rol bij instemmingsverzoeken die niet specifiek over dit onderwerp gaan. Bijvoorbeeld als het gaat om besluiten over de volgende onderwerpen:
- het belonings- of een functiewaarderingssysteem;
- een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;
- een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
- een regeling op het gebied van personeelsbeoordeling;
- een regeling op het gebied van de behandeling van klachten;
- een regeling over het verwerken van en de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen;
- een regeling over voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
- een procedure voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand, als bedoeld in artikel 2, lid 1 van de Wet huis voor klokkenluiders;
Instemming van de OR is alleen nodig voor zover het gaat om zaken die betrekking hebben op alle of een bepaalde groep werknemers. Voor individuele besluiten is dus geen instemming van de OR nodig.
Een organisatie is volgens artikel 27, lid 1k van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dus verplicht om de OR een instemmingsaanvraag te sturen voor alle nieuwe en gewijzigde regelingen over het verwerken of beschermen van persoonsgegevens van werknemers.
internetprotocol
Zo is instemming van de OR verplicht bij het invoeren van een internetprotocol. Daarnaast moet zo’n protocol natuurlijk altijd aan alle werknemers beschikbaar worden gesteld. Ook bij het digitaliseren van personeelsdossiers is instemming nodig.
Instemming vereist voor cameratoezicht
De bestuurder moet instemming van de OR hebben om cameratoezicht binnen de organisatie toe te passen. Zonder instemming, kunnen de kosten flink oplopen, blijkt uit een zaak bij Gerechtshof Leeuwarden.
Een organisatie werkte met verborgen camera’s, zonder dat werknemers hiervan op de hoogte waren. Toen een aantal werknemers hierachter kwamen, stuurden zij een brief naar de directie. De werkgever was hier niet van gediend en ontsloeg de initiatiefnemers.
personeelsbijeenkomst
Het hof oordeelde dat de werkgever verwijtbaar had gehandeld door geen OR in te stellen (terwijl dit wel verplicht was) en dus ook geen OR om instemming te vragen. De rechter vond verder dat de werkgever in elk geval een personeelsbijeenkomst had moeten organiseren om werknemers over de verborgen camera’s te informeren. De werkgever moest daarom naast de transitievergoeding een vergoeding tussen de € 15.000 en € 48.000 aan de werknemers betalen.
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden,23 november 2016, ECLI (verkort): 9403
Meldplicht datalekken
procedures
Het is slim als de bestuurder ook intern beleid opstelt rond de meldplicht datalekken. Dat maakt voor iedereen duidelijk wat de procedures zijn op het moment dat een datalek aan de orde is. Het instemmingsrecht van de OR geldt ook voor beleid rond de meldplicht datalekken.
Instemmingsprocedure
Hoe gaat de instemmingsprocedure in zijn werk? De bestuurder moet zijn voorgenomen besluit schriftelijk voorleggen aan de OR. Hij moet daarbij een overzicht verstrekken van de beweegredenen voor het besluit, met de gevolgen die het besluit naar verwachting zal hebben voor de werknemers. Overigens heeft de OR geen instemmingsrecht over besluiten die al in de cao geregeld zijn.
rechtsgeldig
Voordat de OR besluit over de eventuele instemming, moet de OR over het onderwerp ten minste één keer overleg plegen met de bestuurder tijdens een overlegvergadering (artikel 27, lid 2 WOR). Zonder dit overleg is het besluit van de OR over de instemming niet rechtsgeldig.
Beslissing
De ondernemingsraad moet zijn beslissing zo snel mogelijk schriftelijk en gemotiveerd mededelen aan de bestuurder. Op zijn beurt moet de bestuurder zijn definitieve besluit zo snel mogelijk aan de ondernemingsraad schriftelijk mededelen met daarbij de ingangsdatum van het besluit.