6.2 De keuze bekendmaken
feestelijk aankleden
Het definitieve keuzemoment moet u niet zomaar voorbij laten gaan. Zeker bij grote opdrachten kunt u dit feestelijk aankleden. Dat kan met een glas champagne, maar het is vooral belangrijk dat u uw keuze duidelijk communiceert naar de buitenwereld en binnen uw organisatie. Niet alleen de leveranciers willen weten waarom u een bepaalde keuze maakt, ook uw collega’s zijn daar benieuwd naar. Zij hebben daar ook recht op, want zij moeten ermee werken.
Voor een kleine opdracht is het niet voor de hand liggend om groots uit te pakken met een feestelijke en spectaculaire presentatie van uw keuze. Toch zijn ook die het waard om gedeeld te worden. Gebruik daar bijvoorbeeld een interne memo of e-mail voor.
6.2.1 Keuze intern communiceren
presentatie geven
toelichting
kleine projecten
De keuze voor een leverancier maakt u niet alleen aan hem en de afvallers bekend; het is minstens zo belangrijk om dat intern goed te communiceren. Het zijn namelijk uw collega’s die met de leverancier of zijn producten moeten samenwerken. U kunt uw keuze op verschillende manieren bekendmaken:
- Samen met de leverancier geeft u een presentatie. In deze presentatie neemt u het offertetraject door, legt u de keuze uit en stelt u de leverancier voor. Hij zal vervolgens een korte presentatie geven van het proces dat voor u ligt. Geef bijvoorbeeld via een tijdlijn aan waar u nu bent en in hoeveel tijd u het doel wilt bereiken.
- U geeft zelf een presentatie, waarin u ook het traject doorneemt en de keuze toelicht. Daarna geeft u een korte toelichting over de leverancier en vertelt u aan uw collega’s wat deze leverancier voor uw organisatie gaat doen.
- U maakt het nieuws via een interne memo bekend. Daarmee laat u aan alle collega’s weten wat er gaat gebeuren. Uiteraard geeft u kort aan welke leverancier de opdracht gaat vervullen, maar in de memo vermeldt u hoofdzakelijk wat dat voor de collega’s betekent.
- U stuurt alleen de relevante collega’s een bericht. Deze vorm van communicatie kiest u voor kleinere projecten. U brengt de collega’s die het betreft op de hoogte door uit te leggen wat hun te wachten staat.
Alles helder uitleggen
Intern is het belangrijk om de keuze voor de leverancier goed toe te lichten. Met wat voor materialen of machine, software of mensen wordt de opdracht ingevuld? In welke periode zullen collega’s hinder ondervinden van het vervullen van de opdracht? U informeert de mensen die er dagelijks mee te maken krijgen, zij moeten en willen alles weten over de keuze en de toekomstige situatie.
6.2.2 Keuze extern communiceren
geen voorschrift
Als u uw keuze heeft gemaakt, neemt u eerst contact op met alle partijen die een offerte hebben uitgebracht. Er is geen voorschrift voor de volgorde: u kunt ervoor kiezen om eerst de winnaar of eerst de afvallers te contacteren. Wel is het belangrijk dat u direct een goed verhaal heeft: de verkopers die u gaat teleurstellen, gaan u ongetwijfeld bestoken met een reeks vragen. U kunt er daarom ook voor kiezen om de afvallers door middel van een afwijsbrief op de hoogte te brengen (zie paragraaf 6.3).
Winnaar contacteren
handtekening
Het gesprek met de winnaar van het offertetraject zal een stuk soepeler verlopen. Let wel op: het gesprek kan meteen als een bevestiging van uw akkoord dienen, maar het echte bewijs is natuurlijk uw handtekening onder de offerte. De verkoper zal ongetwijfeld vragen wanneer hij die kan verwachten.
De verkoper verwacht een getekende offerte retour. Maak daar eerst kopieën van, zodat u de offerte in een later stadium nog eens kunt teruglezen en bewijs van de overeenkomst heeft. Zie ook paragraaf 6.4.
Aanbestedingen
advertentie in vakblad
De gunning van een aanbesteding wordt vaak op dezelfde manier gedeeld als de manier waarop de aanbesteding openbaar is gemaakt. Zo kunt u een advertentie in een vakblad of de Staatscourant plaatsen. Het hele aanbestedingsproces moet sowieso transparant zijn, zodat leveranciers zelf ook kunnen opzoeken aan wie de aanbesteding is gegund. Meer over aanbestedingen leest u in hoofdstuk 7.