6.3 Effectiviteit communicatie
voorwaarden
spreektijd
Heeft u een ‘contract’ met de deelnemers? Dan kunt u nu echt inhoudelijk aan de slag. In de rol van facilitator of voorzitter zorgt u op dit moment voor een zo effectief mogelijke communicatie in de groep. Die is er alleen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Alle teamleden communiceren inderdaad met elkaar.
- Iedereen participeert in het overleg.
- De spreektijd is voor alle deelnemers (in ieder geval kwalitatief) min of meer gelijk.
- De deelnemers luisteren naar elkaars inbreng, erkennen deze en interpreteren de inbreng ook op een juiste wijze.
Complexiteit
formule
De complexiteit van de communicatie neemt steeds sneller toe naarmate de groep groter wordt. In een groep van drie leden zijn er ook maar drie communicatielijnen om in de gaten te houden. In een groep van vier zijn dit er al zes, in een groep van vijf zijn het er tien, en zo loopt het aantal lijnen steeds sneller op. In een formule: als er één persoon aan een groep met grootte ‘n’ wordt toegevoegd, nemen de communicatielijnen met ‘n’ toe. Voegt u dus één persoon aan een groep van vijf toe, dan neemt het aantal communicatielijnen in de nieuwe groep van zes dus ook met vijf toe. Er zijn dan vijftien lijnen, en die moeten allemaal effectief zijn.
Valkuil één: een-op-eengesprek in een groep
De grootste valkuil bij alle workshopvormen is dat er in de praktijk een-op-eengesprekken ontstaan tussen de facilitator en afzonderlijke deelnemers. De voorzitter brengt wat in, daar reageert één persoon op, waarna de voorzitter een argument of reactie geeft, waarop dezelfde deelnemer weer reageert, en zo verder.
Aanhoren
Afgezien van het feit dat de andere deelnemers de discussie kunnen en moeten aanhoren, is het voor de communicatie niet effectief. Andere vormen van overleg en communicatie zijn hier dan ook meer geschikt voor.
Valkuil twee: verstoringen in de communicatie
verstoringen
Een andere valkuil is de manier waarop u met verstoringen omgaat. Verstoringen komen in allerlei gedaanten. U ziet bijvoorbeeld dat een deelnemer mentaal afhaakt omdat hij met zijn telefoon aan het hannesen is of zit te gapen. Het kan ook iets zijn als een vogel die tegen het raam vliegt.
Voorrang
voorrang
Op het moment dat er iets gebeurt wat effectieve communicatie – datgene waar u het écht over wilt hebben – in de weg staat, moet u die communicatie altijd voorrang geven. Als iedereen is afgeleid door de vogel kunt u wel doorpraten, maar er luistert niemand meer. Meer mogelijke vormen van ruis in de communicatie ziet u op rendement.nl/managementdossier.
Dominant
verloren
Een gevaar van communiceren in een groep is dat dominante personen meer ruimte krijgen om te communiceren, en dat hun mening of idee dus ook eerder geaccepteerd zal worden. Dit levert natuurlijk niet de best mogelijke uitkomst van het overleg op. Minder dominante groepsleden hebben óók waardevolle informatie of kennis in huis, maar als ze die niet inbrengen, gaat dit verloren voor de groep. Brengen de dominante sprekers minder zinvolle of waardevolle kennis in, dan is de kans zelfs groot dat er in het overleg dingen besloten worden die onjuist of onverstandig zijn, of zelfs averechtse effecten hebben.
Ruimte
Als leider van een overleg is het uw taak om de communicatielijnen binnen de groep te bewaken en effectief te houden. Dominantere sprekers moeten soms worden ingetoomd en minder dominante sprekers moeten zowel letterlijk als figuurlijk de ruimte krijgen om te kunnen communiceren. Letterlijk, doordat u ze er expliciet bij betrekt en de kans geeft om hun kennis en kunde in te brengen, maar zeker ook figuurlijk, waarbij de groepsleden zich veilig genoeg moeten voelen om te kunnen zeggen wat ze willen. Er moet dus niet alleen voldoende spreektijd voor iedereen zijn, bijdragen moeten ook erkend en gewaardeerd worden.
Afname
drie keer zoveel
‘Meer deelnemers’ is dus zeker niet altijd effectiever en het levert ook zeker niet automatisch betere uitkomsten op. Sterker nog: het aantal nieuwe ideeën tijdens een brainstormsessie neemt flink af als het aantal deelnemers toeneemt. Drie deelnemers in een brainstormsessie genereren gemiddeld in totaal drie keer zoveel ideeën als zeven mensen.
Splits grotere groepen in zulke gevallen op in subgroepen van twee tot maximaal vier mensen. Ook een optie: laat iedereen even alleen werken, om daarna weer bij elkaar te komen en de uitkomsten te bespreken.
Afronding en follow-up
gestelde tijd
Tot slot is het noodzakelijk dat u grip houdt op alle communicatielijnen die uit het overleg voortkomen. U maakt zeer waarschijnlijk afspraken, er zullen zaken zijn om verder uit te zoeken en op terug te komen, en u heeft mogelijk niet alles wat u wilde doen binnen de gestelde tijd gerealiseerd. Dit allemaal vastleggen, delen met de deelnemers en erop terugkomen, zorgt ervoor dat u alle communicatielijnen in kaart heeft en dat u hier grip op blijft hebben. Alleen bij zo’n uitkomst is de workshop in de praktijk pas effectief.