10.1 De retrospective onder de loep

focus

marathon

Een sprint is een korte periode waarin het projectteam met volledige focus aan een specifieke taak werkt. De retrospective is het moment waarop na de sprint even wordt stilgestaan. Het team evalueert de voorgaande sprint en krijgt de boel weer op orde voor de volgende sprint. Het woordje ‘hoort’ staat niet voor niets in de eerste zin van de vorige alinea. In de praktijk sprinten teams namelijk vaak door. Het project heeft daardoor meer weg van een marathon op sprintsnelheid, en dat is natuurlijk niet vol te houden.

Cruciaal

Waarom dit hier zo expliciet op is genomen? Omdat het één van uw taken als projectleider is om uw team te beschermen tegen het sprinten van een marathon. Hoe ver u misschien ook achterloopt, hoe druk het misschien ook is, hoeveel er

op adem komen

nog gedaan moet worden: evalueren is cruciaal. Het helpt u en uw projectteam op adem te komen, maar ook om de zaag weer scherp te krijgen. Tijdens het nemen van besluiten (hoofdstuk 7) en het rapporteren (hoofdstuk 8) is het uw taak om dit ook aan de stuurgroep, opdrachtgever en andere stakeholders duidelijk te maken. U en uw team doen heus niet een hele dag niets: u slijpt de zaag!

Opvolgen

Maar hoe wordt uw evaluatie echt effectief? In de praktijk beschrijven projectteams tijdens een retrospective vaak:

• wat ze moeten blijven doen;
• wat ze niet meer moeten doen;
• wat ze een volgende keer anders moeten doen.

nieuwe taak

Vaak blijft een projectteam steken bij de laatste stap, en schiet de opvolging van de uitkomsten er bij in. Het heeft echter alleen zin als er in de nieuwe sprint daadwerkelijk iets gedaan wordt met de suggesties. En dat wordt lastig als het team zich in de nieuwe sprint vol overgave op de nieuwe taak stort.

Minimaal één, maximaal drie

Een belangrijk advies is om allereerst expliciet één tot maximaal drie punten uit de retrospective op te pakken en écht te verbeteren. Lukt dit, dan maakt u het werk waarschijnlijk makkelijker. Blijf daarnaast gewoon evalueren, anders kan al snel de opmerking uit uw team komen dat er toch niets met de punten gebeurt.