8.1 Stakeholders in kaart
Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier Management Rendement
Publicatiedatum:
juli 2023
beheerders
schuiven
Het eerste wat u moet doen in het geval van rapporteren, is in kaart brengen aan wíe u allemaal moet rapporteren. U gaat hiervoor alle stakeholders, oftewel de belanghebbenden, in kaart brengen. Verschillende stakeholders van het project ‘de blauwe knop’ zijn bijvoorbeeld:
- de opdrachtgever van het project;
- de financiële afdeling die het project financiert;
- de medewerkers die de knop moeten gaan gebruiken;
- de functioneel beheerders die de knop in de toekomst moeten onderhouden;
- de klanten die niet mogen merken dat er iets verandert, anders dan dat ze sneller en makkelijker hun gegevens kunnen delen;
- de softwareleverancier die de blauwe knop moet bouwen;
- de HR-afdeling die wellicht moet gaan schuiven met personeel;
- de managers die moeten zorgen dat de medewerkers opgeleid zijn om de blauwe knop te kunnen bedienen;
- andere afdelingen die willen weten welke informatie er nu extra beschikbaar komt.
Vergeet ook zeker de overheid als stakeholder niet. Als uw organisatie meer of andere persoonsgegevens gaat vastleggen, komt de privacywetgeving om de hoek kijken.
Invloed en belang
twee assen
monitoren
meer ad hoc
Denk na over de invloed van de stakeholders op uw project, en wat hun belang is. Dit bepaalt namelijk de manier waarop, de mate waarin en de hoeveelheid waarmee u communiceert. Deel de stakeholders op basis van twee assen in:
- Als de invloed van stakeholders klein is, en hun belang bij het project is ook klein, is het niet nodig om dagelijks met elk detail bij deze stakeholders langs te gaan en hen hierover te informeren. Deze stakeholders betrokken houden door hen eens in de zoveel tijd bij te praten en de belangrijkste informatie actief te delen, is voldoende.
- Voor de stakeholders die veel belang hebben bij het project, maar uiteindelijk weinig invloed op het verloop of de uitkomst, is het belangrijk om hen volledig te informeren. Blijf de informatiebehoefte wel monitoren; misschien verandert die.
- Stakeholders die een klein belang bij, maar een grote invloed óp het project hebben, informeert u vaak meer ad hoc en op basis van hun behoefte. Hoe beter u anticipeert op hun informatiebehoefte, hoe effectiever deze communicatie zal zijn.
- En dan zijn er de stakeholders met een groot belang bij het project én een grote invloed. Deze stakeholders informeert u niet alleen, maar u moet hen echt bij het project en de communicatie daarover betrekken. Communiceer veel, volledig en afgestemd op de behoeften van deze stakeholders.