5.5 Gebruik van het scrum board
post-it
Gedurende de sprint wordt het scrum board bijgehouden door het sprint team. Het bord bestaat uit verschillende kolommen met daarop de taken (veelal op post-its).
Het bord geeft overzicht: wie is waarmee bezig en hoe ver zijn we met de taken in de sprint? Het idee is dat alle taken aan het einde van de sprint zijn afgerond, zodat u tijdens de vergadering de tussenproducten kunt bespreken. Als u bezig bent met een taak, of een taak hebt afgrond, verplaatst u de taak (de post-it) naar de juiste kolom.
Een fysiek scrum board ophangen is mogelijk als uw OR beschikt over een eigen ruimte en daar regelmatig samenkomt. Voor de meeste ondernemingsraden zal dit niet gelden; maak dan gebruik van een flip-over en bewaar het papier of gebruik de digitale mogelijkheden.
5.5.1 Digitale mogelijkheden
privé
Online vindt u legio mogelijkheden om digitaal een scrum board op te zetten. Bekende aanbieders zijn Trello, Padlet, Planner en Jira. Controleer eerst welke systemen er al in de organisatie aanwezig zijn. Als u online werkt, zorg dan dat u de borden afschermt door ze op ‘privé’ te zetten en bedenk goed welke informatie u er wel en niet opzet. Dit in verband met vertrouwelijkheid en persoonlijke gegevens.
5.5.2 Opstellen van de product backlog
omschrijving
sociaal plan
De user story is een korte omschrijving van het op te leveren eindproduct (en de tussenproducten) op de backlog. Een goede omschrijving helpt om tot een goed eindresultaat te komen. Het opstellen van een goede user story is in het begin best lastig. De volgende zin is een hulpmiddel: als <wie> wil ik <wat> zodat ik <waarom>. Hieronder vindt u twee voorbeelden:
- De OR wil inzicht hebben in de afspraken die worden gemaakt met individuele werknemers zodat de OR die kan toetsen aan het sociaal plan.
- De achterban wil dat er in het advies komt te staan dat werknemers deelnemen aan de werkgroepen zodat er sprake is van medewerkersparticipatie.
Acceptatiecriteria
randvoorwaarden
Naast de user story zijn de acceptatiecriteria van belang voor een goede omschrijving van de vereisten. Voorbeelden zijn:
- In het conceptadvies zijn de randvoorwaarden, aandachtspunten en belangen van uw OR meegenomen.
- Bij een proactieve rol van uw OR: de afspraken tussen uw bestuurder en uw OR over de rol van uw OR zijn (juridisch) vastgelegd.
Definition of done
spelling
De definition of done bevat de acceptatiecriteria die voor alle user story’s gelden. Het is de definitie van wat er nodig is om alle items af te kunnen ronden (wanneer is het klaar). De definition of done wordt bepaald door het gehele scrum team en zal niet vaak veranderen. Voorbeelden zijn:
- alles is op spelling gecheckt;
- het vierogenprincipe (tegenlezen) is uitgevoerd;
- het eindproduct is gecontroleerd door de product owner;
- alle tussenproducten zijn besproken met de stakeholders;
- alle producten voldoen aan de wet- en regelgeving.
Soms wordt er niet gewerkt met de definition of done, maar alleen met acceptatiecriteria.
Werk niet direct van alle items de user story uit. Doe dit enkel voor de items die prioriteit hebben. Werk hierbij ongeveer twee sprints vooruit.
5.5.3 Omvang inschatten
sprintklaar
Op basis van de input van de stakeholders en het scrum -team bepaalt de product owner de prioriteit van de verschillende items op de backlog. Zodra een item bovenaan op de product backlog staat en voorzien is van een user story en een waarde heeft, is het item sprintklaar.
Tijdsinschatting
hoeveel
Uw OR (het sprint team) schat tijdens een sprint meeting voor alle items op de backlog in hoe groot die zijn: hoeveel werk gaat de taak omvatten en hoeveel tijd kost dat? Dit is van belang om te kunnen bepalen hoeveel en welke taken uw OR kan oppakken in de sprintperiode. U moet de taken kunnen afronden, maar ook voldoende te doen hebben. De omvang van de taken inschatten is in het begin lastig, maar naarmate uw OR het vaker doet, zult u merken dat het steeds beter gaat. Maak de schatting bijvoorbeeld op basis van kledingmaten: XS-S-M-L-XL-XXL
Alle teamleden geven aan hoe groot zij denken dat het item is. Dit doen ze door de verschillende taken ten opzichte van elkaar te beoordelen.
Inschatten van de tijdsduur van de taken
taakgrootte
Hier vindt u een voorbeeld voor een werkvorm voor het inschatten van de taakgrootte. Alle teamleden krijgen een post-it en schrijven daar hun schatting op volgens kledingmaten: bijvoorbeeld een S. Alle teamleden laten tegelijk hun inschatting zien. Zit er veel verschil tussen de laagste en hoogste schatting (S-XXL), dan bespreken de teamleden hoe zij tot de schatting zijn gekomen. Dit gesprek helpt om te achterhalen of de teamleden een reëel beeld hebben van de verwachtingen bij de uitwerking van het item. De teamleden stellen hun schatting eventueel bij en daarna wordt het gemiddelde van de schattingen genomen als waarde voor het item.