8.3 Beperkt digitaal archief
Als u besluit om geautomatiseerd te gaan archiveren, moet u natuurlijk wel weten welke programma’s handig zijn voor uw archieven. Alleen als u doordacht de juiste programma’s kiest en ze handig gebruikt, zal uw organisatie er echt profijt van hebben.
8.3.1 Handmatig archiveren
vormgeven
locatie
ordenen
zoekfunctie
standaardformaat
Heeft u te maken met een beperkt digitaal archief, dan kunt u dit mogelijk prima met de hand vormgeven en beheren. Vaak kunt u dit gemakkelijk doen met behulp van Windows Verkenner of een vergelijkbare functie als Finder voor Apple-gebruikers. Hoewel u bij het archiveren via de Verkenner weliswaar met digitale bestanden bezig bent, lijkt het nog verdacht veel op ouderwets handwerk:
- U maakt mappen aan. In Verkenner of Finder maakt u zelf de mappen aan en geeft deze zelf een naam.
- U kiest een locatie voor het digitaal archief. Voordat u aan de slag gaat met het aanmaken en vullen van (sub)mappen, is het belangrijk dat u een beslissing neemt over de locatie van uw digitale archief. Gebruik hiervoor een gedeelde schijf waar alle werknemers bij kunnen. Zijn er delen die niet voor alle werknemers toegankelijk zijn, dan kunt u deze nog afschermen met een goed wachtwoord.
- Orden het archief. Heeft u de locatie vastgesteld, dan is het zaak dat u een zo handig mogelijke mappenstructuur aanlegt. Er zijn geen regels voor de gelaagdheid hiervan. Maar als er meerdere gebruikers zijn, is het raadzaam niet dieper dan drie lagen te gaan. Dit ook om de gebruikersvriendelijkheid te vergroten Van belang is dat werknemers die zoeken naar één bepaald document, vanaf de bovenste mappenlaag kunnen zien waar ze hun document kunnen vinden.
- Zorg voor een goede doorzoekbaarheid. Al heeft u de structuur nog zo mooi op orde, als de namen van de mappen en bestanden niet duidelijk zijn, zoekt iedereen zich alsnog een ongeluk. Bedenk daarom goed welke namen de doorzoekbaarheid – ook via de zoekfunctie – zo groot mogelijk maken.
- Zorg voor uniformiteit. Hoeven bestanden niet meer gewijzigd te worden, maar zijn ze alleen nog bedoeld om te bewaren en te raadplegen? Zet ze dan om in een standaardformaat. Denk aan het omzetten van tekstdocumenten (meestal in Microsoft Word of Apple Pages) in pdf-formaat.
U kunt de documenten ook indelen naar bijvoorbeeld teams of afdelingen in de organisatie, of op basis van de bedrijfsprocessen.
Regels voor naamgeving
toegang
beschrijving
versienummer
afkortingen
Stel duidelijke regels op voor de naamgeving en zorg dat die bekend zijn bij de mensen die toegang hebben tot het archief. Denk eens aan de volgende opties:
- Zorg ervoor dat de bestandsnaam en het onderwerp van het document overeenkomen.
- Vermeld de vaste onderdelen van de bestandsnaam in dezelfde volgorde (onderwerp - versie - datum). Een tip is om altijd te redeneren vanuit de volgende elementen bij het opstellen van de beschrijving: gezichtspunt, handeling, onderwerp, plaats en tijd.
- Houd een vaste datumvolgorde aan in het stramien, zoals jjjjmmdd (bijvoorbeeld 20180523) of ddmmjjjj (bijvoorbeeld 23052018).
- Maak, als dat van toepassing is, gebruik van versienummers zoals Offerte ABC Loodgieters v3 201805023).
- Maak in de bestandsnaam duidelijk om welk type document het gaat. Dat kan gemakkelijk met de afkorting van de extensie, zoals .pdf.
- Vermeld bij brieven altijd de geadresseerde of de afzender. Dit zijn de gegevens waar u op terugzoekt.
- Gebruikt u afkortingen in de bestandsnamen? Leg deze dan vast in een lijst. Deze lijst helpt werknemers om zelf ook correcte documentnamen aan te maken.