9.1 Extra uren
gemiddeld
Voor werkzaamheden die de normale arbeidsduur overschrijden, moet uw onderneming werknemers net zo goed minstens met het wettelijk minimumloon belonen. Dat betekent dat uw organisatie op zo’n manier moet belonen dat werknemers gemiddeld minstens het minimumloon ontvangen over álle uren die zij werken, dus over het totaal aan reguliere contracturen en extra uren. Hierbij maakt het geen verschil of het om een deeltijdwerknemer of voltijdwerknemer gaat.
Meerwerk
geen onderscheid
meeruren
overuren
De overheid maakt geen onderscheid tussen meerwerk en overwerk, maar gooit alle extra uren die werknemers maken op één hoop (onder de term meerwerk). In de praktijk wordt er bij extra uren die werknemers maken echter vaak wel onderscheid gemaakt tussen meeruren en overuren:
- Meeruren zijn de extra uren die een deeltijdwerknemer werkt zonder daarbij de voltijdse arbeidsduur per week van de organisatie te overschrijden (deze uren worden meestal tegen het reguliere loon uitbetaald).
- Overuren zijn de extra uren die een deeltijd- of voltijdwerknemer werkt die de voltijdse arbeidsduur per week van de organisatie wel overschrijden (over deze uren wordt meestal een bepaalde toeslag uitbetaald).
maakt niet uit
Dus stel dat een werknemer die volgens zijn contract 34 uur per week werkt in een organisatie waar een 36-urige werkweek gebruikelijk is, gedurende een bepaalde week 40 uur werkt. Hij maakt dan twee meeruren en vier overuren. Dit verschil maakt voor de wettelijke verplichting overigens niet uit: over zowel meerwerk als overwerk moet (gemiddeld) minstens het minimumloon worden betaald.
Extra uren en de loonheffingen
niet in deze rubriek
Let op dat u de rubriek ‘Loon uit overwerk’ in de aangifte loonheffingen slechts invult als de werknemer over de extra gewerkte uren een toeslag krijgt. Betaalt u hem de extra uren volgens zijn reguliere loon uit, dan hoort dat bedrag niet in deze rubriek thuis.
Voor het overwerkloon waarop u de tabel voor bijzondere beloningen mag toepassen bij de verloning, maakt het niet uit of de werknemer een toeslag over de extra uren krijgt of niet.
Vastleggen
administratie
uiterlijk uitbetalen
Het is natuurlijk sowieso belangrijk om goed vast te leggen hoeveel uren werknemers maken, maar dat geldt zeker voor eventuele extra uren, en hoeveel loon u hun heeft uitbetaald. Uit uw administratie moet namelijk zijn op te maken of de werknemers over al hun gewerkte uren voldoende betaald hebben gekregen. U moet de extra uren overigens uiterlijk uitbetalen in de betalingstermijn die volgt op die waarin de werknemer de uren maakte.
Extra uren worden vaak ingezet als ruilbron in een cafetariasysteem, voor een nettovoordeel. De verdiensten over extra uren mogen daar echter niet voor worden gebruikt als de werknemer door de uitruil gemiddeld minder dan het minimumloon krijgt uitbetaald.
Vrije tijd
gecompenseerd
Niet alle extra uren die werknemers maken, hoeven per se te worden uitbetaald. Zulke uren kunnen ook worden gecompenseerd in betaalde vrije tijd. Dit is echter slechts toegestaan zolang die mogelijkheid met de werknemer is afgesproken vóór het moment dat de werknemer de extra uren maakt én deze mogelijkheid in de cao staat. Voor uitzendkrachten geldt dat die mogelijkheid in de cao van de inlener moet zijn opgenomen. Als uw organisatie niet onder een cao valt of de cao geen afspraken over de compensatie van extra uren in tijd bevat, zult u de extra uren altijd moeten uitbetalen.
anders alsnog uitbetalen
Verder moet de compensatie van de extra uren in tijd uiterlijk vóór 1 juli van het volgende kalenderjaar gebeuren. Anders moet u de uren alsnog uitbetalen, wat u dan ook vóór genoemde datum moet doen. Heeft de werknemer bij uitdiensttreding nog extra uren openstaan die nog niet zijn gecompenseerd, dan moet u hem die ook alsnog uitbetalen.
Als uw onderneming het extra werk van werknemers (deels) in betaalde vrije tijd compenseert, moet u goed bijhouden wanneer zij de extra uren hebben gemaakt en wanneer de compensatie in tijd heeft plaatsgevonden. Deze verplichting is verder vormvrij.