Eerstedagsmelding alleen in bijzondere situaties

Vanaf 2006 tot aan de afschaffing in 2009 moesten werkgevers een eerstedagsmelding doen wanneer een nieuwe werknemer in dienst trad. Tegenwoordig legt de Belastingdienst deze verplichting alleen nog gericht op in bijzondere situaties.

Vanaf 4 juli 2006 moesten werkgevers nieuwe werknemers uiterlijk de dag vóór het begin van hun werkzaamheden bij de Belastingdienst aanmelden via een eerstedagsmelding (EDM).
In 2009 werd deze regeling afgeschaft met het doel om de administratieve lasten voor goedwillende werkgevers te verminderen. Inspecteurs van de Belastingdienst kunnen nu nog wel maximaal een vijfjarige EDM-verplichting opleggen als sprake is van bijzondere risico’s op fraude of illegale tewerkstelling.

Wanneer is de eerstedagsmelding verplicht?

In de volgende situaties legt een inspecteur van de Belastingdienst mogelijk de EDM-verplichting op aan een werkgever:

• De werkgever heeft een naheffingsaanslag gekregen, omdat werknemers niet in de loonadministratie zijn opgenomen.
• De werkgever heeft een vergrijpboete gekregen, omdat de loonheffingen niet of te laat betaald zijn.
• De werkgever wordt strafrechtelijk vervolgd, omdat:
  • hij werknemers in dienst heeft die illegaal in Nederland zijn;
  • de organisatie niet bij het handelsregister ingeschreven is;
  • hij verplichtingen voor de loonheffingen niet is nagekomen.
• De werkgever heeft een boete gekregen, omdat hij illegale werknemers in dienst heeft.

EDM uitschakelen in salarissoftware

Hoewel dit voor de meeste werkgevers dus niet nodig is, kan een EDM in diverse softwarepakketten automatisch gedaan worden nadat een nieuwe medewerker is opgevoerd. De Belastingdienst ontvangt jaarlijks enkele duizenden (onnodige) eerstedagsmeldingen via deze weg.
Heeft een werkgever geen EDM-verplichting maar staat de optie om een automatische EDM te sturen wel aan? Dan scheelt het de fiscus extra administratieve lasten als de werkgever de optie uitschakelt in zijn salarissoftware.