4.2 Zicht op mentale situatie

signalen

In dit hoofdstuk heeft u kunnen lezen dat er vier typen van hybride werkers te onderscheiden zijn. Drie daarvan werken geregeld tot vaak vanuit huis of elders. Dat kan betekenen dat u minder zicht heeft op uw medewerkers of minder signalen krijgt en herkent van hoe werknemers zich werkelijk voelen. En juist het behouden van zicht op de mentale situatie van uw teamleden die thuiswerken is van groot belang voor het welzijn en daarmee de productiviteit van het team.

4.2.1 Strategieën om werknemers te ondersteunen

een-op-een­gesprek

welzijn

thuissituatie

expertise

laagdrempelig

persoonlijke interactie

Enkele strategieën om de mentale gezondheid van uw thuiswerkende teamleden te volgen en te ondersteunen zijn:

• Een-op-eengesprekken: houd regelmatig contact met uw teamleden door persoonlijk contact en gesprekken. Dit kan zowel fysiek, telefonisch als virtueel, maar een goed afgewogen combinatie van deze drie contactmogelijkheden is zeker van belang. Te veel telefonisch of virtueel doen resulteert in het missen van belangrijke non-verbale signalen, maar te veel de nadruk op fysieke aanwezigheid leggen kan weer de vertrouwensbasis met het teamlid beïnvloeden. Ongeacht de vorm gebruikt u deze een-op-eengesprekken vooral om te informeren naar welzijn, werkgerelateerde uitdagingen en persoonlijke zorgen.
• Authentieke communicatie: bevorder een cultuur waarin teamleden zich comfortabel voelen om hun vragen te stellen, hun zorgen te delen en om hulp durven te vragen als dit nodig is. Zowel u als uw teamleden zijn authentiek in uw wijze van communiceren en het bieden van ondersteuning daar waar nodig. Dit betekent een wijze van communiceren waarin actief luisteren, doorvragen, feedback geven en ontvangen, en sensitiviteit centraal staan.
• Hulp en ondersteuning: soms doen zich situaties voor die niet meer passen in het takenpakket van een leidinggevende. Zo heeft u sinds de coronapandemie een inkijkje gekregen in de thuissituatie van teamleden. En dat inkijkje hoeft niet altijd positief te zijn. Dit kan zelfs zo ver gaan, dat het buiten uw takenpakket als leidinggevende valt. Denk hier bijvoorbeeld aan klachten van psychische of mentale aard en waarvan het beter is dat deze door een expert worden behandeld. Dan is het van belang dat u de juiste ondersteuning krijgt voor momenten die uw expertise te boven gaan. U kunt hierbij denken aan bedrijfspsychologen, arbodiensten, bedrijfsartsen, vitaliteitscoaches of verwijzingen naar externe hulpverleners. Deze diensten moeten laagdrempelig beschikbaar zijn voor werknemers.
• Teamoverleg: meerdere malen is het teamoverleg, al dan niet op een vast moment of vaste dag, aan bod gekomen. Ook in het belang van het welzijn van uw medewerkers is het belangrijk om regelmatig een combinatie van fysieke en virtuele teambijeenkomsten te organiseren, waarin teamleden niet alleen over werk praten, maar ook persoonlijke interacties hebben. Dit kan zeker helpen bij het opbouwen van sociale verbindingen en het verminderen van gevoelens van isolatie.
• Flexibiliteit: bied flexibiliteit in werktijden en taken om uw teamleden te helpen een goede balans te vinden tussen werk en privé. Dit kan een belangrijke rol spelen in het verminderen van zowel stress als burn-outs.

4.2.2 Signalen herkennen

gedrag

Als leidinggevende is het ook van belang om de tekenen van mogelijke stress of burn-out te herkennen. U kunt hierbij denken aan (over)vermoeidheid, veranderingen in gedrag, een afname van productiviteit en isolatie van sociale contacten en evenementen.

Opleiding

mentaal

begeleiding

Een vermoeid teamlid of een werknemer die regelmatig niet komt opdagen op de bedrijfsborrel of andere sociale activiteit betekent niet automatisch dat iemand niet mentaal fit is. Het kan ook het karakter of de persoonlijkheid van iemand zijn om sociale activiteiten over te slaan. U moet dus extra voorzichtig zijn met het trekken van conclusies. Om de signalen dat iemand extra begeleiding of ondersteuning op het gebied van mentaal welzijn nodig heeft wel te herkennen, kunt u een opleiding volgen. Dat herkennen van signalen is ook de verantwoordelijkheid van de organisatie als geheel.

Beleid en procedures

verlofregeling

Naast de opleiding voor leidinggevenden op dit gebied zijn er ook beleid en procedures nodig. Die moeten dan bijvoorbeeld de mentale gezondheid ondersteunen, zoals flexibele verlofregelingen, duidelijke verwachtingen voor communicatie en prestaties, en een cultuur die het stigma rond mentale gezondheid doorbreekt.

Meten is weten

enquête

Tot slot is het van belang om op bedrijfsniveau regelmatig enquêtes uit voeren om de tevredenheid en het welzijn van medewerkers te meten. U vraagt specifiek naar de ervaringen van werknemers met hybride werken – en daarmee thuiswerken – en wat u kunt verbeteren.

Werkomgeving

gezondheid

Het creëren van een ondersteunende en empathische werk­omgeving is noodzakelijk om de mentale gezondheid van thuiswerkende werknemers te waarborgen. En dit is misschien nog wel meer het geval als u niet het volledige zicht heeft op de werkzaamheden en locatie van uw teamleden.