8.6 Nadenken over de manier van communiceren
communicatiepatronen
Er zijn maar weinig ondernemingsraden die niets doen aan communicatie met de achterban. Toch valt er nog veel te halen op dit vlak. Te vaak zijn er communicatiepatronen ingesleten in het OR-werk die er maar lastig uit te halen zijn: 'We doen het zo, omdat we het al jaren zo doen'. Wat ook opvalt, is dat veel ondernemingsraden dénken te weten wat de behoeftes zijn van hun collega’s op het gebied van achterbancommunicatie, maar dat zij vergeten om deze eigen aannames bij de achterban te checken.
Zorg dat uw OR de rol van het gewone gesprek met de collega’s bij de koffieautomaat niet onderschat. U moet de inzet van allerlei communicatiemiddelen die tot uw beschikking staan dus niet overschatten.
8.6.1 Wees proactief
affiniteit
Heeft uw OR te maken met een communicatie-uitdaging, richt u zich dan bij het opbouwen van het contact met de achterban op die collega’s die al enige affiniteit hebben met de OR. Het boek 'De zeven eigenschappen van effectief leiderschap' van Covey is in hoofdstuk 5 al aan bod gekomen. In dit kader is de eerste eigenschap interessant: wees proactief en richt u op die zaken die u kunt beïnvloeden.
Cirkel van invloed
betrekken
Covey introduceert hiervoor de cirkels van invloed en betrokkenheid. Uw OR kan beter proberen om de collega’s die al wat dichter bij het OR-werk staan te betrekken (cirkel van invloed), dan (te) veel energie te steken in de collega’s die juist ver weg staan van de OR en zijn werk (cirkel van betrokkenheid). Op die manier gaan de collega’s in de cirkel van invloed mogelijk helpen om de boodschap van de OR te verspreiden en daarmee bereikt uw OR alsnog de collega’s die wat verder weg staan.
8.6.2 Afwegingen maken
Vervolgens is het van belang om steeds een goede afweging te maken ten aanzien van wat uw OR gaat doen op het vlak van achterbancommunicatie.
Afstemmen
nieuwsbrief
experimenteer
Stem doel, doelgroep én middel voortdurend op elkaar af. Een prachtige digitale nieuwsbrief versturen naar collega’s die in het dagelijkse werk weinig e-mailen, is misschien niet zo effectief. En in het uitgebreide verslag van de laatste overlegvergadering een vraag over de verplichte vrije dagen verstoppen, levert waarschijnlijk ook niet het gewenste resultaat op. Experimenteer ermee en vergeet vooral ook niet de achterban zelf te vragen waar de behoefte ligt!
8.6.3 Balans bewaken tussen energie en opbrengst
onafhankelijk
energie
Achterbancommunicatie is een belangrijk onderdeel van het OR-werk. Uw OR doet er goed aan om er zorgvuldig over na te denken en zich te realiseren dat u opereert vanuit een eigen, onafhankelijke positie. Die positie moet ook geborgd zijn. Vervolgens is het zaak om voortdurend de balans te bewaken tussen de energie die u in achterbancommunicatie steekt en de opbrengsten ervan. De tijd die u voor uw OR-werk heeft is nu eenmaal beperkt. Dan kan het zinvoller zijn om uw energie te steken in extra inzet tijdens een adviestraject, dan dat het ontwerpen en schrijven van een uitgebreide nieuwsbrief een groot deel van uw tijd opslokt.
Bedenk dat de bestuurder veel kan hebben aan een OR die dicht op zijn achterban staat, want dan kan hij ook beter inschatten of zijn plannen kans van slagen hebben binnen de organisatie. Daar hebben bestuurder en OR tenslotte dezelfde achterban voor nodig!