3.5 Inhoudsafspraken
openbaarheid
standpunt
Het klinkt flauw, maar de inhoud van wat uw OR behandelt, is in principe openbaar, tenzij dat niet het geval is. Het is verstandig om met uw bestuurder af te spreken dat openbaarheid het uitgangspunt is. En dat ook vast te leggen. Als het gaat om de rol van uw OR en de inhoud van wat er is besproken, zijn er een aantal situaties mogelijk:
3.5.1 Vrij te delen inhoud
basisregels
Het eerste punt reflecteert wat het eigenlijke idee is achter medezeggenschap. De OR is een democratisch gekozen vertegenwoordiger, die vrijelijk informatie kan uitwisselen met zijn achterban. Afspraken zijn niet nodig. Uiteraard volgt u hierbij wel de basisregels uit de WOR. Zo hoort er na een advies een besluit te volgen, net als na een instemming. Uit de rechtspraak blijkt dat dit geen zaken zijn waar u aan voorbij kunt gaan. In die zin is het verstandig om, als het over afspraken gaat, ook het wetboek er af en toe bij te pakken.
3.5.2 Vertrouwelijke inhoud
handleiding
Het tweede geval komt inmiddels heel vaak voor. De Sociaal-Economische Raad (SER) heeft er ook een handleiding over geschreven (te vinden op ser.nl). De mogelijkheid van geheimhouding vindt u in artikel 20 WOR (zie ook hoofdstuk 2). Er zijn afspraken nodig over wat precies vertrouwelijk is, hoe lang zaken vertrouwelijk zijn en met wie er eventueel wel overleg mogelijk is. Het gaat dan vaak over overnames en fusies, maar ook over reorganisaties.
Het werk van de medezeggenschap is meestal niet gebaat bij geheimhouding. Uw OR kan dan immers niet in gesprek met de achterban.
3.5.3 Inhoud waar de OR formeel niet over gaat
arbeidsvoorwaarde
instemmingsrecht
Bij het derde punt gaat het bijvoorbeeld over zaken die raken aan arbeidsvoorwaarden en overgangssituaties qua medezeggenschap. Er zijn veel organisaties waarin de OR de rol van vakbond krijgt zonder dat daar goede afspraken over zijn gemaakt. Bij sommige onderwerpen, zoals bij het pensioen, voorziet de WOR in afspraken, maar voor veel andere zaken moet u die afspraken apart regelen. Het is dan handig als uw bestuurder en uw OR instemmingsrecht afspreken over alle onderwerpen die in de personeelsgids staan en dit vastleggen in een ondernemingsovereenkomst.
overgangs-OR
Overgangssituaties qua medezeggenschap doen zich bijvoorbeeld voor tijdens een fusie of overname. Er is dan namelijk vaak sprake van een overgangs-OR – samengesteld uit de 'oude' ondernemingsraden – die adviezen en instemming nog voorlegt aan de oude raden, zodat de belangen van iedereen goed blijven behartigd. Die overgangs-OR heeft lang niet altijd bevoegdheden. In zo’n situatie is een strak document met afspraken over medezeggenschap tijdens de overgang noodzakelijk.
Wat staat er in de ondernemingsovereenkomst?
informatierecht
De ondernemingsovereenkomst (artikel 32 WOR) is een overeenkomst tussen uw OR en uw bestuurder waarin soms ook andere partijen betrokken zijn. Het geeft de mogelijkheid om de OR extra bevoegdheden te geven en dat is vaak ook wat u in de overeenkomst zult vastleggen: extra advies- of instemmingsrechten of het regelen van een overgangssituatie bij een fusie of overname. Het kan ook gaan om extra informatierecht en afspraken over wanneer en hoe de bestuurder uw OR betrekt bij voorgenomen besluiten en de implementatie ervan.
Informatie
samenwerking
Door gebruik te maken van de ondernemingsovereenkomst zijn uw bestuurder en uw OR in staat om juist bij langdurige advies- of instemmingstrajecten een goede samenwerking te borgen op een manier die past bij het betreffende traject. Op rendement.nl/ordossier vindt u meer informatie over de ondernemingsovereenkomst.
3.5.4 Inhoud waarbij de OR is gepasseerd
buitenlandse bestuurder
Het vierde geval komt vaak voor bij multinationals waar een bestuurder in het buitenland niet (goed) op de hoogte is van het bestaan van de OR. Uw OR moet hier beducht op zijn en met uw bestuurder in Nederland afspreken dat die ook actie onderneemt om de buitenlandse bestuurder op de hoogte te brengen. De bestuurder is ook verplicht om hem hiervan op de hoogte te stellen.