3.4 Procesafspraken
diplomatiek
Werkafspraken gaan over regelzaken, die vaak weerspiegelen hoe uw bestuurder en uw OR tegen hun rol aankijken. Procesafspraken gaan over hoe uw OR en uw bestuurder met elkaar omgaan. Dan gaat het over gedrag waaraan posities en waarden ten grondslag liggen. Dat kan heel gevoelig liggen. Uw OR moet in dat geval standvastig en diplomatiek handelen om de gesprekken hierover tot een goed einde te brengen. En dat geldt ook voor de bestuurder.
Tijdige betrokkenheid is noodzakelijk
wezenlijke invloed
Een bekend probleem, dat zich vaak lastig in afspraken laat vangen, is dat van de tijdige betrokkenheid van de OR bij de besluitvorming. In artikel 25, lid 2 WOR staat op zich helder dat de bestuurder de OR er zó vroeg bij moet betrekken dat de inbreng van de OR nog van wezenlijke invloed kan zijn op het definitieve besluit. In de praktijk ontstaat hier echter vaak onduidelijkheid over. De bestuurder kan óf wil lang niet altijd al in een vroeg stadium met de OR aan tafel zitten, waardoor de OR niet als een volwaardige partij kan meepraten. Maak dit dus bespreekbaar en geef duidelijk aan dat de bestuurder uw OR tijdig op de hoogte moet brengen, zodat u van daaruit kunt meedenken en invloed kunt uitoefenen.
Respectvol
begrip
gelijkwaardig
U mag verwachten dat u respectvol met elkaar omgaat en dat er begrip is voor ieders rol. In de praktijk ligt dat echter vaak iets anders. Daarbij helpt het niet als de bestuurder klakkeloos aanneemt dat alle regels die gelden voor het verkeer tussen de werknemers en het management in een organisatie, ook van toepassing zijn op het verkeer tussen de bestuurder en uw OR. Dat is namelijk beslist niet het geval. Uw OR is een zelfstandig en gelijkwaardig orgaan als het gaat om de omgang met de bestuurder en het management.
OR heeft zelfstandig contact met RvC of RvT
ongemakkelijk
Een bestuurder kan aangeven dat hij vindt dat uw OR niet op zijn stoel moet gaan zitten. Daarop geeft de OR aan dat hij niet onder het gezag van de werkgever valt, maar op basis van gelijkwaardigheid aan tafel zit. Een ander voorbeeld is de zelfstandige omgang met de raad van commissarissen (RvC) of raad van toezicht (RvT). Veel bestuurders voelen zich daar ongemakkelijk onder. Het kan wenselijk zijn om daar – ook op papier – aandacht aan te geven, zodat voor alle partijen helder is hoe u elkaar ziet en welk gedrag u daarbij verwacht.
Snelle veranderingen
formeel
Nog een belangrijk aspect in uw omgang met uw bestuurder is de balans tussen informeel en formeel. Zeker bij snelle veranderingen, want die zijn niet altijd in plannen vast te leggen. Dit kan het voor de OR lastig maken om in de formele context van de wet en de eigen regels te blijven. Veel bestuurders hebben ook een voorkeur voor een informele omgang en snelle beslissingen. Veel raden zijn huiverig om te weinig vast te leggen, waardoor zij later niet op (onduidelijke) mondelinge afspraken kunnen terugkomen.
Als het gaat om de balans tussen informeel en formeel, is het verstandig om af te spreken hoe u besluiten kunt formaliseren en zodanig vast kunt leggen dat zij duidelijk en toegankelijk zijn voor iedereen.
Handhaven
aanspreken
In het algemeen geldt dat afspraken over het proces of de omgang met elkaar vaak gemakkelijker op te schrijven dan te handhaven zijn. Partijen zijn vaak terughoudend of vinden het niet de moeite waard om elkaar aan te spreken op het nakomen van afspraken. Als de onderlinge afspraken duidelijk op papier staan, maakt dat het makkelijker om elkaar daarop aan te spreken.
Afspraken vastleggen
gezagsverhouding
Het vastleggen van afspraken over de omgang met elkaar heeft als voordeel dat uw OR daarop kan terugvallen als afspraken worden geschonden. Denk aan de omgang met de bestuurder. Omdat er in uw reguliere functie sprake is van een gezagsverhouding tussen de bestuurder als werkgever en de werknemer die geacht wordt zijn aanwijzingen op te volgen, kan het lastig zijn om de bestuurder aan te spreken op zijn gedrag. Met heldere afspraken over uw wederzijdse verwachtingen wordt dit een stuk gemakkelijker.
Afspraken over de omgang met elkaar kunt u formeel vastleggen in een echte overeenkomst. In dat geval gaat dat vaak samen met andere afspraken en verwachtingen. Procesafspraken zijn vaak informeel vastgelegd. Of het zijn ongeschreven regels.