9.5 De kosten van Power BI
Hoewel er verschillende licenties binnen Power BI beschikbaar zijn, is het moment waarop u moet gaan betalen voor Power BI heel duidelijk. U hoeft namelijk pas te betalen op het moment dat u een rapport gaat delen. U heeft een licentie nodig voor elk ontvanger en voor elke persoon die het rapport deelt. Als u een Power BI-rapport wilt delen met vijf collega’s heeft u dus zes betaalde licenties nodig. Ook als u het rapport via Teams of SharePoint insluit, heeft u deze licenties altijd nodig.
Gastgebruikers
Het is ook mogelijk om gebruikers buiten uw eigen domein (‘tenant’) toegang te verlenen tot rapportages. Als deze gebruikers al een pro-licentie hebben, hoeft u hiervoor niet apart een licentie aan te schaffen. Heeft u dus bijvoorbeeld een klant waar u een rapport mee wilt delen en heeft deze klant een Power BI-pro-licentie, dan heeft u dus geen extra kosten.
Soorten licenties
Er zijn diverse soorten licenties beschikbaar:
- Power BI Pro;
- Power BI Premium per user;
- Power BI Premium;
- Power BI Embedded.
Het kan zijn dat een Power BI pro-licentie al is inbegrepen in uw huidige Office 365-licentie. Laat u daarom altijd eerst adviseren door een Office 365 beheerder en/of Power BI Specialist om te kijken wat voor uw onderneming de beste optie is. Kijk voor een uitgebreid overzicht en de actuele prijzen op https://powerbi.microsoft.com/en-us/pricing/
9.5.1 Gratis delen van Power BI Rapportages
Eén uitzondering op de vuistregel ‘delen is betalen’ is het delen van een rapport door middel van de functie ‘Publish to Web’. U publiceert dan het rapport als openbaar rapport. en heeft dus geen licentie nodig. Het rapport is voor iedereen die de link kent zichtbaar is. Gebruik deze mogelijkheid dus alleen als u er zeker weet dat de data niet vertrouwelijk is.
Met de functie ‘Publish to Web’ publiceert u het rapport op het internet en zonder beveiliging. Gebruik deze optie dus niet als het rapport gevoelige informatie bevat die niet openbaar mag.
9.5.2 Andere manieren van gratis delen
U kunt uw rapporten ook delen met uw collega’s zonder dat u hiervoor een licentie nodig heeft. Uiteraard kleven hier ook nadelen aan, maar het is goed om af te wegen of onderstaande opties wellicht ook voor u al voldoende zijn:
- Exporteren naar pdf. Het nadeel is dat gebruikers zelf interactie kunnen hebben met het rapport bijvoorbeeld door middel van filters.
- Exporteren naar PowerPoint. Het nadeel is dat gebruikers zelf interactie kunnen hebben met het rapport bijvoorbeeld door middel van filters.
- Het delen van het pbix bestand op een gedeelde locatie. Het nadeel is dat iedereen het bestand kan bewerken. Bovendien moeten de data altijd handmatig ververst worden door iemand die toegang heeft tot de bronsystemen.