1.3 Verplichtingen organisatie

informeren

arbeidstijden beleid

scholing

Naast regels over hoelang een werknemer per dag en per week mag werken en het recht op pauze of rusttijd, legt de ATW ook andere verplichtingen op waar uw organisatie aan moet voldoen:

• het voeren van een arbeidstijdenbeleid;
• het schriftelijk vastleggen van het beleid;
• rekening houden met persoonlijke omstandigheden van werknemers;
• werknemers direct informeren over (wijzigingen in) het arbeidstijdenbesluit;
• het registreren van arbeids- en rusttijden.

1.3.1 Arbeidstijdenbeleid

bedrijfsbelang

De ATW verplicht uw organisatie om een arbeidstijdenbeleid te voeren. Voor de uitvoering van dit beleid is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in zowel de bedrijfsbelangen als de werknemersbelangen. Pas als alle aspecten van de veiligheid, de gezondheid en het welzijn die bij de arbeid aan de orde kunnen komen goed in beeld zijn, kan uw organisatie een verantwoorde werktijdenregeling tot stand brengen. Hiervoor moeten verschillende afdelingen aan tafel: het hoofd van de salarisadministratie en de HR-afdeling, het management en de ondernemingsraad (OR).

1.3.2 Schriftelijke vastlegging werktijden

inzage

Een andere verplichting uit de ATW is het schriftelijk vastleggen van de overeengekomen werktijdregelingen en dit ter inzage aan de werknemers aanbieden. Deze schriftelijke vastlegging geldt ook voor de feitelijk gewerkte uren.

1.3.3 Individuele situatie

Bij het vaststellen van een arbeidstijdenpatroon moet uw organisatie niet alleen rekening houden met het collectief belang, maar ook met de individuele belangen van werknemers, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Voorbeelden van persoonlijke omstandigheden zijn scholing of zorgtaken voor kinderen of afhankelijke familieleden.

1.3.4 Tijdig bekendmaken

van tevoren

Uw organisatie is verplicht om nieuwe werktijdregelingen tijdig bekend te maken. Wat tijdig is, bepaalt uw organisatie met de werknemers (vertegenwoordigd door de vakbond of het medezeggenschapsorgaan).

Als er geen collectieve afspraken zijn, moet uw organisatie de nieuwe werktijdregeling ten minste 28 dagen van tevoren bekendmaken. Laat de aard van het werk geen vaste werktijdregeling toe, dan moet uw organisatie ten minste 28 dagen van tevoren de wekelijkse rusttijden doorgeven.

1.3.5 Arbeids- en rusttijden registreren

Uw organisatie moet op grond van de ATW een ‘deugdelijke registratie’ voeren voor de arbeids- en rusttijden van werknemers. Deze registratieverplichting is vormvrij. Inspectie SZW moet uit de registratie kunnen afleiden of uw organisatie zich aan de voorschriften houdt.

bewaartermijn

U moet in principe voor elke werknemer een registratie bijhouden. Als er echter een vast basisrooster op papier staat en de werknemers werken altijd op dezelfde tijden, hoeft u alleen afwijkende arbeidstijden te registreren. De arbeids- en rusttijdenregistratie moet u ten minste 52 weken bewaren vanaf de datum waarover de registratie gaat.