4.3 Publicatieplicht
Als u als bestuurder niet heeft voldaan aan de publicatieplicht, geldt net als bij de boekhoudplicht de wettelijke aanname dat sprake is van kennelijk onbehoorlijke taakvervulling. Ook in dit geval wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.
Het Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst kan een onderzoek instellen. Uit dit onderzoek kan een strafrechtelijke veroordeling door de rechter voortvloeien. U riskeert een boete van enkele duizenden euro’s.
Termijnen
12 maanden
De jaarrekening is tijdig gepubliceerd als de openbaarmaking plaatsvindt binnen de maximale termijn van 12 maanden na de afsluiting van het boekjaar.
vijf maanden
twee maanden
Hierbij gelden de volgende wettelijk vastgestelde tussentermijnen:
- Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders.
- De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal vijf maanden uitstel verlenen als er bijzondere omstandigheden zijn (zie kader op pagina 47). Dit uitstel hoeft u niet te melden aan de Kamer van Koophandel (KvK).
- De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.
U moet uw jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling deponeren bij de KvK.
Twee maanden korter
tien maanden
toelichting
Zijn de aandeelhouders van de bv tevens bestuurder of commissaris, dan leidt ondertekening van de jaarrekening door de bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling, tenzij dit in de statuten is uitgesloten. In dat geval moet u de jaarstukken binnen tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar deponeren. Dreigt u de termijn van vijf maanden na het einde van het boekjaar te overschrijden? Dan kunt u maar beter de voorlopige, nog niet definitief vastgestelde jaarrekening deponeren. Dit vergezelt u met een korte toelichting op de reden van de vertraging van de deponering. De plicht tot deponering rust namelijk op het bestuur, niet op de accountant.
En wat als corona voor vertraging zorgt?
bijstellen
Door de coronapandemie kan een tijdige afronding van de jaarrekening in het gedrang komen. Accountants moeten de controle op afstand doen en door verschillende maatregelen is steeds opnieuw bijstellen vaak noodzakelijk. Dat kost tijd, waardoor het opstellen en deponeren van de jaarrekening mogelijk vertraging oploopt.
Spoedwet
elektronisch
Met de inwerkingtreding van de Tijdelijke wet Covid-19 Veiligheid en Justitie is in ieder geval tot 1 oktober 2023 het volgende mogelijk:
- het verlengen van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening van onder meer bv’s en nv’s van vijf naar tien maanden. Hierover mag het bestuur beslissen zonder dat de ava hierover uitspraak doet;
- de ava kan ook elektronisch plaatsvinden, als dit bij de uitnodiging wordt vermeld en tot uiterlijk 72 uur vóór de vergadering de gelegenheid bestaat om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen;
- het beperken van de gevolgen voor bestuurders als het niet tijdig opstellen en deponeren van de jaarrekening duidelijk veroorzaakt is door corona. U moet dit wel kunnen aantonen.
termijn- overschrijding
overheidssteun
In de jurisprudentie is bepaald dat er rekening moet worden gehouden met de redenen die tot de te late publicatie hebben geleid. Hieraan worden hogere eisen gesteld naarmate de termijnoverschrijding langer is. Als u slechts een paar (werk)dagen te laat bent, zal dat meestal geen grote gevolgen hebben. Het is verder van groot belang om juist nu in het bestuursverslag aandacht te besteden aan risico’s en onzekerheden, de genomen maatregelen, mogelijke overheidssteun, de liquiditeit, het resultaat en het vermogen van uw onderneming als gevolg van de uitbraak van het coronavirus.
Pensioen-bv en stamrecht-bv
Voor uw pensioen- of stamrecht-bv hoeft u overigens geen jaarrekening te deponeren als:
- deze in de bedrijfsklasse ‘klein’ of ‘micro’ valt; en
- de werkmaatschappij geen winst als doel heeft.
accountantsverklaring
U hoeft in dat geval alleen een accountantsverklaring te deponeren. In deze verklaring moet staan dat uw onderneming dat jaar geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving die in de statuten staat en dat artikel 396 lid 9 van het BW van toepassing is. U moet wel direct de balans met toelichting beschikbaar stellen als schuldeisers, aandeelhouders of certificaathouders daar om vragen.