7.3 Procedure

rekening ­houden

Bij een statutenwijziging moet u rekening houden met een bepaalde procedure. Waar moet u op letten als u de statuten van uw stichting of uw vereniging wilt wijzigen?

7.3.1 Procedure bij een stichting

vergadering bijeenroepen

Voor een statutenwijziging bij een stichting is een besluit van het bestuur noodzakelijk. U moet daarvoor een vergadering bijeenroepen. De termijn voor het oproepen van een vergadering is gelijk aan de termijn voor andere vergaderingen. Die termijnen zijn meestal in uw statuten opgenomen.

Stemmen

meerderheid

In de statuten van uw stichting staat hoeveel stemmen er nodig zijn voor een statutenwijziging. Dit kan bijvoorbeeld een gewone of ‘absolute’ meerderheid (de helft plus één) zijn. Maar in de statuten kan ook een gekwalificeerde meerderheid (bijvoorbeeld twee derde) zijn opgenomen.

Notariële akte

wijziging nietig

Voor het wijzigen van de statuten is een notariële akte nodig. U zult dus langs de notaris moeten. Zolang dit niet is gebeurd, is de wijziging nietig (en kan gedaan worden alsof er nooit toe is besloten). Tijdens de vergadering moet u ook bepalen wie er bevoegd is om de notariële akte te ondertekenen. Dit zal meestal één van de bestuurders van uw stichting zijn.

Deponeren

notaris

U bent verplicht om een origineel afschrift van de akte van statutenwijziging te deponeren bij het Handelsregister van de KvK. Meestal zorgt de notaris daarvoor. Pas na opgave van de statutenwijziging kunt u er tegenover derden een beroep op doen.

7.3.2 Procedure bij een vereniging

minimaal ­zeven dagen

Bij een vereniging moet u minimaal zeven dagen voor de vergadering waarin tot statutenwijziging wordt besloten de leden oproepen. Voor het tellen van het aantal dagen mag u de dag van oproeping en de dag van vergadering niet meetellen. In de statuten kan een langere oproepingstermijn staan.

Voorstel

ter inzage

In de wet is bepaald dat het voorstel tot statutenwijziging (het concept van de notariële akte) ten minste vijf dagen voor de vergadering ter inzage moet liggen voor de leden. Als plaats voor deponering kunt u bijvoorbeeld denken aan het pand van de vereniging of het kantooradres van een van de bestuursleden. Heeft uw vereniging afdelingen, dan wordt de hiervoor gemelde termijn van vijf dagen verlengd tot veertien dagen en moet u de besturen van de afdelingen op de hoogte stellen van het voorstel tot statutenwijziging.

Meerderheid

Een besluit tot statutenwijziging komt tot stand bij een meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen, tenzij in de statuten een andere meerderheid is voorgeschreven. Bij grote verenigingen wordt deze gekwalificeerde meerderheid vaak beperkt tot een meerderheid van de helft plus één. In sommige gevallen is nog wel eens bepaald dat unanimiteit van stemmen nodig is.

In de wet staan geen voorschriften voor het aantal leden dat aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn (de zogenaamde quorumeis) op een vergadering waar tot statutenwijziging wordt besloten.

Notaris

zo snel mogelijk van kracht

Van een statutenwijziging moet een notaris een akte opmaken. Zolang de wijziging niet in een notariële akte is opgenomen, is de wijziging nietig (en kan gedaan worden alsof er nooit toe is besloten). Vaak wilt u natuurlijk dat een statutenwijziging zo snel mogelijk van kracht gaat. In het algemeen treedt de statutenwijziging in werking op de dag van ondertekening van de notariële akte.

Handelsregister

U bent verplicht een origineel afschrift van de akte van statutenwijziging te deponeren bij het Handelsregister van de KvK. Meestal zorgt de notaris daarvoor. Pas na deze opgave van de statutenwijziging kunt u tegenover derden een beroep doen op de aangebrachte wijzigingen.