9.3 Sponsoring

donatie

Sponsoring is een wederkerige overeenkomst. De ene partij (de sponsor) levert geld en/of een in geld waardeerbare prestatie en krijgt daarvoor in ruil communicatiemogelijkheden van uw vereniging (de gesponsorde), direct of indirect voortvloeiend uit de hoofdactiviteit van de gesponsorde. Sponsoring komt dus altijd van twee kanten en daarin ligt ook meteen het verschil met een donatie. Als een bedrijf (of een particulier) een donatie doet, hoeft u als ontvanger er niets voor terug te doen en loopt u ook niet te koop met deze donatie.

9.3.1 Aanstellen sponsorcommissie

taak

beleidsplan

contract

Het aantrekken van sponsors is over het algemeen niet iets wat u ‘er even bij doet’. Meestal wordt die taak uitgevoerd door een sponsorcommissie. De belangrijkste taken die een sponsorcommissie uitvoert zijn:

• het opstellen en uitvoeren van een sponsoringbeleidsplan;
• sponsormogelijkheden bedenken en uitvoeren;
• sponsorbedragen vaststellen en jaarlijks herzien;
• sponsorpakketten samenstellen, inclusief het maken van promotiemateriaal;
• nieuwe sponsoren werven met behulp van een sponsorlijst;
• sponsorcontracten opstellen;
• bijhouden van de sponsoradministratie (denk aan het registreren van contracten en verwerken van facturen);
• onderhouden van relaties met sponsoren;
• belangenbehartiging sponsoren.

9.3.2 Sponsorlijst

potentiële sponsor

deellijsten

Het belangrijkste onderdeel uit bovenstaande takenpakket is het sponsoringproces: het zoeken én effectief benaderen van potentiële sponsors met behulp van een zogenoemde sponsorlijst. Voordat u potentiële sponsors kunt gaan benaderen, moet u namelijk duidelijk in beeld hebben om wie het gaat. Dit doet u met behulp van een sponsorlijst. In eerste instantie maakt u twee deellijsten: een lijst met mogelijkheden van uw vereniging en een lijst met potentiële sponsors. In een later stadium combineert u deze lijsten.

Deellijst 1

Inventariseer op de eerste deellijst de mogelijkheden van uw vereniging. Welke sponsorpakketten kunt u aanbieden? Zet daarbij uiteen wat uw vereniging de sponsor allemaal heeft te bieden en tegen welke bedragen. Denk aan shirtreclame en reclameborden, maar ook aan speciale VIP-arrangementen. Houd bij dit overzicht van mogelijkheden twee punten in het achterhoofd:

• Wat wilt u bereiken met de sponsoring?
• Stem wat u wilt bereiken af op de mogelijkheden die u heeft.

Deellijst 2

achtergrond

bedrijfstype

Op de tweede deellijst noteert u welke bedrijven in aanmerking komen voor sponsoring. Bedenk wie u kent en wie bij u als eerste opkomen om uw vereniging te sponsoren. Inventariseer ook de achtergrond van uw leden. Mogelijk zijn er leden die in het (lokale) bedrijfsleven werken of die daarin een netwerk hebben. Dan komt u in een brainstormsessie waarschijnlijk al heel ver. Op deze deellijst kunt u ook een inventarisatie maken op basis van bedrijfstype. Welk type bedrijf komt direct bij u op of welk type vindt u geschikt om uw vereniging te sponsoren? Formuleer bij elke persoon of elk bedrijf argumenten waarom zij geschikt zijn voor sponsoring van uw vereniging.

Hoofdlijst

selecteren

criteria

Met behulp van de twee deellijsten kunt u meer structuur in de hoofdlijst (de sponsorlijst) aanbrengen. U selecteert hier de meest kansrijke bedrijven die hoofdsponsor kunnen zijn. Orden de lijst vervolgens aan de hand van een aantal criteria:

• de aard van de onderneming;
• de omvang van de onderneming;
• de waarde van de verschillende argumenten voor de sponsoring.

profijt

Probeer nu een lijst op te stellen met bovenaan de bedrijven die het meeste profijt van de sponsoring zouden kunnen hebben. Selecteer ook op bedrijven die tegelijkertijd het meeste zouden kunnen investeren. Denk vervolgens na over het sponsorpakket dat bij de geselecteerde sponsor past.

9.3.3 Afspraken vastleggen

sponsorrelatie

In de wet komt het begrip sponsoring nauwelijks voor en daardoor is er amper wettelijke bescherming voor partijen die een sponsorrelatie met elkaar aangaan. U kunt de gemaakte afspraken daarom het beste vastleggen in een sponsorcontract of -overeenkomst. Bij alleen een mondelinge afspraak kunt u in geval van onenigheid bijna nergens op terugvallen.

9.3.4 BTW

dienst-
verlening

Let erop dat u onder bepaalde omstandigheden over sponsorbijdragen BTW moet afdragen aan de Belastingdienst. Dit is vooral het geval als uw vereniging een bepaalde tegenprestatie voor de sponsoring levert (bijvoorbeeld reclame maken voor het bedrijf van de sponsor). Er is dan geen sprake meer van louter sponsoring, maar ook van dienstverlening. U factureert dan bij de sponsor het sponsorbedrag plus 21% BTW.

weigeren

Overigens geldt voor verenigingen die zich inzetten op cultureel, sportief en sociaal gebied een BTW-vrijstelling.