5.6 Toepassing van de afdracht

afdracht-
vermindering

Nadat op de S&O-verklaring het bedrag van de afdrachtvermindering is vastgesteld, mag u de afdrachtvermindering toepassen in uw aangifte loonheffingen. Dit mag alleen in de aangiftetijdvakken die eindigen in de periode die in de S&O-verklaring is opgenomen. In deze tijdvakken kunt u maximaal een evenredig deel van het nog ongebruikte bedrag uit de S&O-verklaring verrekenen. Let er wel op dat de S&O-afdrachtvermindering samen met eventuele andere afdrachtverminderingen nooit meer kan zijn dan de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en de eindheffingen.

Overschrijding tijdvak

aangifte

In de praktijk dienen zich soms valkuilen aan. Stel dat u beschikt over een S&O-verklaring voor de periode januari tot en met april, voor een bedrag van € 30.000 en u doet vierwekelijks aangifte voor de loonheffingen. De vierde aangifteperiode loopt van 24 maart tot en met 20 april, de vijfde van 21 april tot en met 18 mei. Dit betekent dat u het bedrag van de vermindering moet verdelen over de eerste vier tijdvakken. Het vijfde tijdvak eindigt immers in mei, een maand waarvoor de S&O-verklaring niet meer is afgegeven.

Correctie

loonheffingen

Achteraf kan blijken dat u minder uren aan S&O-werk heeft besteed dan het aantal uren in de S&O-verklaring. De RVO zal in dat geval de verklaring herzien. U ontvangt dan een correctie-S&O-verklaring waarin één correctiebedrag staat voor alle S&O-verklaringen van het kalenderjaar. Dit correctiebedrag moet u overnemen als negatieve afdrachtvermindering in uw aangifte loonheffingen over het tijdvak waarin de correctieverklaring is afgegeven, óf in de aangifte over het daaropvolgende tijdvak. Over de al verstreken tijdvakken van aangifte waarop de S&O-verklaring betrekking heeft, dient u dus geen correctie in.

S&O-administratie

uren

voortgang

Vanaf de start van een project moet u een S&O-administratie bijhouden, ook al heeft u nog geen S&O-verklaring ontvangen. Als later blijkt dat een (deel van een) project is afgewezen, komen de daarvoor gemaakte uren niet in aanmerking voor subsidie. Hier moet u rekening houden met een aantal aandachtspunten:

• administreer het aantal gerealiseerde S&O-uren per dag, per project en per medewerker (urenadministratie). Zorg ervoor dat de S&O-urenadministratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie;
• bundel documenten overzichtelijk per project en voorzie documenten van datum en naam van de opsteller. Bewaar uw administratie zeven jaar, inclusief alle correspondentie en beschikkingen van RVO;
• noteer het burgerservicenummer (BSN) van iedere medewerker die aan een S&O-project werkt. RVO vraagt deze nummers op voor de berekening van het S&O-uurloon van uw toekomstige aanvragen;
• houd per project een administratie bij waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze de aard, inhoud en voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden blijkt;
• leg binnen tien werkdagen uw gemaakte S&O-uren vast. Binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal behoort de rest van uw S&O-administratie gereed te zijn. De WBSO-regeling geldt alleen voor S&O-uren die binnen de EU zijn uitgevoerd;
• meld binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, dus uiterlijk 31 maart, het aantal gerealiseerde S&O-uren.