5.2 Planmatig aan de slag
kader
Het is, zeker bij complexe onderwerpen als klimaat en het milieubeleid, van belang om planmatig met uw OR te werken. Door een plan te maken zet uw OR relevante informatie op een rij en kunt u makkelijker in gesprek gaan met uw bestuurder. Het zorgt er ook voor dat uw OR prioriteiten voor het thema milieubeleid stelt. Schrijven dwingt het stellen van kaders af en helpt bij het gezamenlijk stellen van prioriteiten. In paragraaf 3.4 heeft u al kunnen lezen over een plan van aanpak voor uw OR. Hieronder vindt u nog vier onderdelen die van belang zijn bij projectmatig werken.
Voor een planmatige aanpak is het handig om de stappen die u wilt nemen in de OR-jaaragenda vast te leggen. U vindt een tool om u hierbij te helpen op rendement.nl/ordossier.
5.2.1 Ontwikkelen van een visie
missie
De ondernemingsraad is een zelfstandig orgaan binnen de organisatie. Uw OR kan dus zelf plannen maken en die voorleggen aan de bestuurder. In een missie omschrijft de OR wat de raad de komende jaren van belang vindt voor de organisatie op het gebied van milieubeleid. Vragen die u hierbij kunnen helpen:
- Welke organisatiestrategie is volgens de OR wenselijk voor het milieu?
- Sluit de organisatiestrategie aan bij de huidige strategie?
- Welke rol wil de OR hierbij spelen?
Uw OR kan hierbij aan de slag gaan met een SWOT-analyse voor het milieubeleid (van kansen en bedreigingen naar het uitwerken van sterktes en zwaktes van de organisatie). Benut het artikel 24-overleg vervolgens om de visie te bespreken met de bestuurder en met de raad van toezicht.
Het is ook mogelijk om via een SWOT-analyse uw eigen sterke en zwakke punten in kaart te brengen. Kijk daarvoor eens op rendement.nl/ordossier. Daar vindt u een e-learning die u helpt om mogelijkheden en kansen op een effectieve manier in beeld te brengen.
5.2.2 Formuleren van doelen en acties
projectmatig
Uw ondernemingsraad gaat nu doelen stellen en acties formuleren. Dit is de kern van projectmatig werken: u maakt het werkplan om uw plannen om te zetten in resultaten. Vier vragen zijn hierbij belangrijk om over na te denken en verder uit werken: wat gaan we doen?, hoe?, wanneer?, en door wie? Een voorbeeld van ‘wat gaan we doen?’ is: we gaan samen met de bestuurder milieudoelen formuleren voor de komende vijf jaar.
Milieuzorgsysteem om milieubeleid te verbeteren
verbetering
Een milieuzorgsysteem is een systematische aanpak van het milieubeleid door een organisatie. Hieronder vallen ook alle daarmee verbonden bedrijfsprocessen. Een milieuzorgsysteem is vergelijkbaar met veel kwaliteitssystemen. Doelstelling van het milieuzorgsysteem is continue verbetering van het milieubeleid. Dit gebeurt door middel van beheersing en, waar mogelijk, vermindering van de negatieve invloeden van de bedrijfsvoering op het milieu.
Ga na of uw organisatie al een milieuzorgsysteem heeft. De invoering of het wijzigingen van een milieuzorgsysteem is namelijk adviesplichtig (artikel 25, lid 1l WOR).
Audit
De meest bekende milieuzorgsystemen zijn ISO 14001 en EMAS. Ook de ISO-norm 26000 voor maatschappelijk verantwoord ondernemen heeft onderdelen die relevant zijn voor milieuzorg. Een certificerende instantie moet het milieuzorgsysteem structureel komen toetsen. Uw OR kan de rapportages van deze toetsing (audit) opvragen bij de bestuurder.
5.2.3 Organiseren van het werk
Als de doelen en acties zijn beschreven, richt u zich op de organisatie van het OR-werk. U legt nu de werkwijze van de van uw ondernemingsraad vast. Denk daarbij aan de tijdinzet van OR-leden, het opzetten van een commissie (zie paragraaf 3.4.3), het organiseren van eventuele achterbanraadpleging en bijvoorbeeld het raadplegen van interne en externe contacten. Ten slotte is er het contact met de bestuurder en het artikel 24-overleg.
5.2.4 Evalueren van de doelen
Als laatste stap in het projectmatig werken, richt u zich op de evaluatie van de doelen van het plan. Plan direct de evaluatiemomenten in, dan worden ze niet vergeten.