6.1 Het toevoegen van visuals aan het canvas

Power BI Desktop

opbouw

Fields

Visualizations

Filters

achtergrond

Excel

testpagina

inzoomen

Het visualiseren van data doet u in Power BI Desktop. In de Report View (rapportweergave) ziet u een wit canvas waar u grafieken en tabellen kunt plaatsen. Deze hele verzameling noemen we de visuals. U kunt overschakelen naar de overige views (Data View en Modeling View) aan de linkerzijde van de pagina (zie ook hoofdstuk 2). Hieronder ziet u de opbouw van de rapportweergave.

Deelvenster Fields. Aan de rechterzijde ziet u de velden die u kunt gebruiken om de visuals mee te vullen. U kunt de velden van een tabel inzien door op het pijltje links van de tabelnaam te klikken.

Deelvenster Visualizations. In dit deelvenster heeft u de mogelijkheid om de instellingen van een geselecteerde visual te wijzigen. U kunt ook bepalen op welke positie een veld (op de x-as of y-as) moet terechtkomen in de visual.

Deelvenster Filters. Met dit deelvenster kunt u filters toepassen op één individuele visual, op alle visuals binnen een pagina of zelfs op alle visuals binnen het gehele rapport. Alle deelvensters kunt u in- en uitklappen door te klikken op het dubbele pijltje rechts van de deelvenstertitel. Dit helpt u om meer ruimte te creëren voor het canvas.

In het midden van het scherm ziet u het canvas.

U ziet een stippellijntje onderaan het canvas waarmee het einde van het canvas wordt aangeduid. Buiten de stippellijntjes kunt u geen visuals meer plaatsen. Onderaan de stippellijn begint de Wallpaper-achtergrond.

U kunt schakelen tussen rapport-, gegevens- en modelweergaven door de pictogrammen in het linkernavigatiedeelvenster te selecteren.

Helemaal onderaan het canvas ziet u tabbladen. Net als in Excel kunt u verschillende pagina’s maken met eigen visuals. Eindgebruikers kunnen de tabbladen gebruiken om te navigeren door het rapport of dashboard. Door dubbel te klikken op de naam van een tabblad kunt u de naam van de pagina aanpassen. U kunt ook met de rechtermuisknop op een tabblad klikken om de naam van het tabblad te wijzigen. U heeft ook de mogelijkheid om een tabblad te verbergen (Hide Page). Hiermee kunt u voor uzelf testpagina’s aanmaken die voor een eindgebruiker niet zichtbaar zijn als u het rapport publiceert.

Helemaal onderaan de pagina heeft u de optie om het canvas in- en uit te zoomen.

6.2 Het plaatsen van een tabelvisual op het canvas

U plaatst een visual op het canvas door op één van de visual-iconen te klikken onder het deelvenster Visualizations. Het programma plaatst dan automatisch de geselecteerde visual op een beschikbare plek op het canvas. Het is niet mogelijk om het visual-icoon vast te pakken en te slepen op het canvas. Als u met de muis over een van de visual-iconen heen gaat en u houdt de muis vervolgens stil, wordt de naam van de visual getoond.

Voorbeeld

Als voorbeeld gaan we een tabel maken. U klikt hiervoor het tabelicoon aan (1). Op het canvas ziet u een grijze visual verschijnen. U ziet naast het tabelicoon op de volgende pagina nog een soortgelijk icoon, maar dan met blauwe blokjes erin getekend. Deze visual gebruikt u om draaitabellen te maken.

Selecteer altijd eerst de visual als u deze wilt aanpassen. U ziet of u een visual heeft geselecteerd door te kijken naar de kaders van de visual. U ziet dan grijze selectievlakjes verschijnen.

6.2.1 Velden toevoegen

De tweede stap is het vullen van de visual met de velden die u wilt tonen als kolommen in de tabel. U werkt altijd vanuit het deelvenster Fields om velden toe te voegen aan een visual. Er zijn drie manieren om de visual te vullen:

U sleept de velden vanuit het deelvenster Fields op de visual in het canvas.

U klikt op de aanvinkopties voor de naam van het veld.

U sleept de velden vanuit het deelvenster Fields naar het deelvenster Visualizations bij het gedeelte onder de visual-iconen waar ‘Add data fields here’ staat. Voor de table-visual heeft u alleen de mogelijkheid om velden te plaatsen onder het kopje Columns. Bij andere visuals ziet u een of meer kopjes zoals X-Axis en Y-axis waar u velden naar toe kunt slepen.

Volgorde van velden wijzigen

Als u een veld sleept naar het canvas of als u de aanvinkopties gebruikt, is de volgorde waarop u de velden selecteert bepalend voor de volgorde van de kolommen in de tabel. Gebruikt u optie 3 voor het vullen van de visual, dan kunt u direct bepalen op welke positie de kolom in de tabel terechtkomt. Het kan ook zijn dat u al velden heeft geplaatst in de visual. Als u dan de volgorde wilt wijzigen, moet u een veld verplaatsen door dit te slepen naar een andere positie. U pakt het veld beet en u sleept dit tussen de twee velden waar u de kolom tussen wilt hebben. U ziet vervolgens een geel streepje waarmee u kunt zien waar het veld terechtkomt. U kunt de positie van het veld ook aanpassen door met de rechtermuisknop op een veld te klikken en te kiezen voor Move.

6.2.2 Grootte van de visual wijzigen

U kunt de grootte van de visual aanpassen door aan de zijkant één van de grijze blokjes te slepen (5/6). U geeft hiermee aan hoeveel ruimte de visual mag krijgen op het canvas. Er verschijnt een scrollbalk (1) als er te weinig ruimte is in de visual om alle kolommen of rijen weer te geven. Eindgebruikers kunnen met de scrollbalken de niet-zichtbare informatie zichtbaar maken.

6.2.3 Het toevoegen van een tweede visual

Als u een tweede visual wilt toevoegen, is het belangrijk dat u geen andere visual heeft geselecteerd. U deselecteert een visual door ergens op een lege ruimte op het canvas te klikken. Vervolgens kunt u op een van de visualiconen klikken in het deelvenster Vizualisations. Het programma zal dan weer vanzelf bepalen waar deze tweede visual terechtkomt op het canvas. De huidige visual wordt dan omgezet naar de geselecteerde visual. Zo kunt u uitproberen hoe een bepaalde visual eruitziet op basis van dezelfde velden.

6.2.4 Visuals aligneren

Voor een professioneel ogend dashboard of rapport is het belangrijk dat u aandacht besteedt aan het uitlijnen van uw visuals. In Power BI heeft u verschillende mogelijkheden om dit te doen. U kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van de rode hulplijnen die zichtbaar worden als u visuals versleept of u maakt gebruik van de hulpmiddelen in het Format-menu.

6.2.5 Visuals naar voren of achteren verplaatsen

Het canvas van Power BI kent een laagstructuur. Dit lijkt erg op de wijze zoals u in PowerPoint verschillende elementen op elkaar kunt stapelen.

In Power BI kunt u de volgorde van de visuals als volgt wijzigen:

Selecteer de visual die u naar voren of naar achteren wilt verplaatsen.

Ga naar het menu Format.

Selecteer ‘Bring forward’ of ‘Send backward’ om de visual één laag dieper te plaatsen. Selecteer onder het uitklapmenu ‘Bring to back’ of ‘Send to Back’ om de visual helemaal naar achteren of naar voren te verplaatsen.

Een andere mogelijkheid om de volgorde van de visuals te wijzigen is door gebruik te maken van het Selection-deelvenster. Dit opent u door naar het menu-item View te gaan (1). Klik vervolgens op Selection (2). U kunt dan de volgorde aanpassen door een item te selecteren en naar boven of onderen te slepen of op de pijltjes te klikken (3).