8.1 Wet incassokosten
doorberekenen aan debiteur
Betaalt een debiteur de rekening niet, dan moet uw onderneming waarschijnlijk extra kosten maken om de vordering toch te kunnen innen. Deze zogenoemde incassokosten mag u doorberekenen aan de debiteur. De regels hiervoor zijn opgenomen in de Wet incassokosten (WIK).
Gaat het om een overeenkomst tussen ondernemingen (business-to-business), dan kunt u in een overeenkomst afwijken van deze regels. Bij het ontbreken van een overeenkomst geldt de wettelijke regeling.
Percentage
minimumbedrag
De WIK geeft aan welk percentage van de rekening u als incassokosten mag rekenen. Het minimumbedrag voor de incassokosten is € 40. In onderstaand schema ziet u het maximale bedrag dat uw onderneming als schuldeiser aan incassokosten in rekening mag brengen.
Maximale bedrag aan incassokosten
| Vordering | Incassokosten |
|---|---|
| over de eerste € 2.500 | 15% (minimaal € 40) |
| over de volgende € 2.500 | 10% |
| over de volgende € 5.000 | 5% |
| over de volgende € 190.000 | 1% |
| over het meerdere | 0,5% (maximaal € 6.775) |
Voorbeeld
aanmaning
Uw onderneming heeft een factuur van € 1.750 die onbetaald is gebleven. U heeft eerst telefonisch contact gezocht met de debiteur, maar dat bleef zonder resultaat. Vervolgens heeft u een betalingsherinnering met kopiefactuur naar de klant verzonden. Betaling van de factuur bleef toen nog steeds uit. Uiteindelijk stuurt u een aanmaning. In de aanmaning vermeldt u dat na het verstrijken van de termijn een bedrag van € 1.750 plus incassokosten (15% van € 1.750 = € 262,50) is verschuldigd.
Direct
betalingstermijn
uitbesteden
De schuldenaar is deze kosten direct na het verstrijken van de betalingstermijn van 14 dagen verschuldigd. Lukt het ook dan niet om de vordering plus de incassokosten te innen, dan kan uw onderneming de incasso uitbesteden (zie hiervoor ook paragraaf 8.2). De kosten hiervan komen voor rekening van uw onderneming. Bij meerdere vorderingen mag u één aanmaningsbrief versturen waarin de verschillende vorderingen bij elkaar worden opgeteld.
Boven op de incassokosten mag uw onderneming nog wel de wettelijk verschuldigde rente in rekening brengen (zie hoofdstuk 6.5). U mag verder geen overige kosten (zoals aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten) in rekening brengen.
Incassotraject
14-dagenbrief
Naast de regels over de vergoeding van incassokosten is in de WIK ook het incassotraject geregeld. Dit traject ziet er als volgt uit. Na overschrijding van de laatste betalingstermijn stuurt uw onderneming een schriftelijke aanmaning, ook wel de 14-dagenbrief genoemd.
In deze brief stelt uw onderneming de debiteur alsnog in de gelegenheid om de openstaande vordering binnen 14 dagen te betalen. Blijft betaling ook dan uit, dan mag u de factuur verhogen met incassokosten. Hierbij geldt wel als voorwaarde dat u het bedrag van deze kosten moet vermelden in de 14-dagenbrief.