Voorkom commotie, plan uw mededeling

Om een nieuw arbobeleid met succes in te voeren, moeten de medewerkers zich erin kunnen vinden. Wat helpt bij het creëren van dit draagvlak, is het zorgvuldig plannen van uw communicatie. Als de timing van uw mededeling goed is, krijgt u het personeel makkelijker mee!

Elke organisatie krijgt te maken met veranderingen. Soms zijn deze veranderingen behoorlijk ingrijpend, zoals een reorganisatie of strategiewijziging. Op andere momenten betreft het meer praktische veranderingen, zoals een nieuw kantoorinterieur. Voor al deze veranderingen, hoe groot of klein ook, is draagvlak nodig. Wilt u bijvoorbeeld medewerkers doordringen van nieuwe veiligheidsvoorschriften, dan heeft u daar hun medewerking voor nodig. 

Onrust gaat ten koste van concentratie en productiviteit

Zodra u een algemene mededeling doet over de nieuwe voorschriften, zal dit voor de nodige gespreksstof zorgen op de werkvloer. Wat u in ieder geval wilt voorkomen, is een onrustige werksfeer. Dit gaat immers ten koste van de concentratie en de arbeidsproductiviteit. Door het bericht op het juiste tijdstip te versturen, kunt u een groot deel van die onrust voorkomen. Het beste tijdstip is het einde van de middag. Het werk zit er dan grotendeels op en medewerkers gaan niet meer in conclaaf. Doordat er minder gelegenheid is voor onderling beklag en het uiten van frustratie, is er meer ruimte voor acceptatie. 

Weekend als rustpunt voor acceptatie

Niet alleen het tijdstip in een dag maakt verschil. Het maakt ook uit op welke dag u communiceert. Vrijdag heeft hierbij de voorkeur. Het einde van de vrijdagmiddag is het meest geschikte moment voor een belangrijke mededeling. Medewerkers verschuiven dan vaak hun prioriteiten en richten zich op ontspanning. Mocht uw bericht tot irritatie leiden, dan kan deze in het weekend enigszins wegzakken. Grote kans dat er na het weekend alsnog opmerkingen volgen, maar u kunt zich in de tussentijd voorbereiden. Mogelijk commentaar kunt u zo goed gefundeerd becommentariëren.