Vier onderdelen van een goede offerte

Er is geen wet die aangeeft welke onderdelen organisaties in een offerte moeten opnemen. Toch hebben veel organisaties een standaardopbouw ontwikkeld en vastgelegd in werkbeschrijvingen.

Er zijn een aantal onderdelen te benoemen die over het algemeen vaak in een offerte (tool) terugkomen:

• Een samenvatting: deze treft de lezer bij een grote offerte vaak direct na het voorblad aan. Bij een kleine en korte offerte is een voorblad niet aanwezig.
• Een inhoudsopgave: bij een kleine en korte offerte (tool) is het niet gebruikelijk om een inhoudsopgave op te nemen in de offerte. In dit geval begint de offerte meteen bij de hoofdbrief.
• Een hoofdbrief: in de hoofdbrief staat het concrete aanbod. Niet alle informatie past in deze brief, hij moet immers wel leesbaar blijven. Bijzaken kunnen in bijlagen komen te staan.
• Bijlagen: als bijlagen een algemeen karakter hebben, komen zij in de hoofdbrief kort aan bod.

Zet in  de offerte een  geldigheidsduur

De hoofdbrief is meestal volgens een bepaalde structuur opgebouwd. De brief begint met een persoonlijke aanhef, gevolgd door een inleiding, het vraagstuk waar het aanbod uit de offerte een oplossing voor biedt  (bij een grote offerte), het concrete aanbod, de prijs, de algemene voorwaarden (of een verwijzing daarnaar) en een afsluiting waarmee de hoofdbrief eindigt. Deze termijn is in feite bedenktijd voor de klant. Vanuit het oogpunt van de financiën is het ook verstandig om deze geldigheidsduur aan de offerte te verbinden, want mogelijk kan de offerte over een aantal maanden niet meer worden waargemaakt. Bij het uitvoeren van opdrachten spelen namelijk ook  variabele factoren een rol zoals: inkoopprijzen, indexatie van lonen (tool), rentestanden en gewijzigde planningen.