Snijden in reiskosten optie bij afwezigheid

Let op dat u de vaste reiskostenvergoeding van een werknemer niet onbelast mag blijven doorbetalen als hij langere tijd afwezig is! U kunt zelfs overwegen om deze kostenpost dan tijdelijk te schrappen. Dat is ook niet onredelijk naar de betreffende werknemer toe. Hij maakt immers geen kosten om naar zijn werk te komen. Voorwaarde is wel dat de intrekking niet in strijd is met de (collectieve) arbeidsovereenkomst.

U mag de vaste reiskostenvergoeding van een afwezige werknemer slechts onbelast doorbetalen in de maand waarin de afwezigheid is begonnen en de daaropvolgende maand. Ook dan zou u er overigens voor kunnen kiezen de vergoeding stop te zetten. Blijft u deze vergoeding daarna gewoon betalen, bijvoorbeeld omdat u dat op grond van zijn arbeidsvoorwaarden of de collectieve arbeidsovereenkomst moet doen, dan zijn deze kosten belast met loonheffingen. Dit geldt niet alleen bij langdurige ziekte, maar ook bij een extra lange vakantie! Gaat een werknemer na zo'n periode weer aan de slag, dan mag u zijn vaste reiskostenvergoeding pas weer onbelast gaan betalen vanaf de eerste dag van de maand die volgt op de maand van terugkomst. Dit laatste werkt zoals in onderstaand voorbeeld.

Geen probleem bij kortere afwezigheid

Stel dat een werknemer op 1 september in één keer zijn stuwmeer aan opgebouwde vakantiedagen opneemt en hierdoor een aantal maanden afwezig is. U mag dan zijn reiskostenvergoeding onbelast blijven doorbetalen tot en met 31 oktober. Gaat hij vervolgens in januari volgend jaar weer aan de slag, dan mag u de reiskostenvergoeding pas weer vanaf 1 februari onbelast doorbetalen. Is de verwachting dat een werknemer weer terug is voor het einde van de volgende maand, dan mag u zijn vaste reiskostenvergoeding dus gewoon onbelast blijven doorbetalen.