Personeelsuitje onder de WKR voordelig?

De werkkostenregeling (WKR) zorgt ervoor dat de kosten van bijvoorbeeld consumpties tijdens een feestje of een dagje uit voor het personeel alleen onbelast blijven als er op de werkplek gegeten en gedronken wordt. Als er sprake is van een externe locatie komen er in de toekomst waarschijnlijk minder kosten ten laste van de vrije ruimte. Dit komt doordat er meer gerichte vrijstellingen voor deze kosten gaan gelden.

Voor de fiscale behandeling van een personeelsfeest of -uitje maakt het nu onder de WKR uit of het feestje plaatsvindt op de werkplek of buiten de deur. Voor hapjes en drankjes op de werkplek geldt namelijk een nihilwaardering, waardoor ze niet van de vrije ruimte snoepen. Als de werknemers tijdens een personeelsuitje op kosten van de baas eten en drinken buiten de werkplek, moeten de kosten hiervoor echter wel ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

Kosten personeelsdag niet in vrije ruimte

Het ziet er echter naar uit dat de Belastingdienst de regels voor bedrijfsuitjes en -feesten buiten de werkplek gaat versoepelen. Als een evenement in het kader van de dienstbetrekking op een externe locatie plaatsvindt, geldt de gerichte vrijstelling voor reis- en tijdelijke verblijfskosten. Dat betekent dat de reiskosten van en naar het uitje niet van de vrije ruimte snoepen en een eventuele overnachting ook niet. Ook de hapjes en drankjes hoeft u niet ten laste van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom van uw onderneming te brengen.

Gesplitste facturen van personeelsuitjes

Als u als onderdeel van de personeelsdag met de werknemers gaat paintballen, salsadansen, boerengolfen, cocktails mixen, karten of schilderen, zijn de kosten hiervan wel belast loon. Die moet u dus bij het loon van de werknemer tellen of onderbrengen in de vrije ruimte. Bij deze onderdelen staat het amusement centraal. Onderdelen van de personeelsdag die voornamelijk een zakelijk karakter hebben – zoals een studie-ochtend of strategiebespreking – kunnen onder de gerichte vrijstelling voor cursussen en congressen vallen. Het is dus zaak om van de kosten van uw personeelsdagen gesplitste facturen in uw administratie te bewaren. Zo is van de kosten die u als eindheffingsloon heeft aangewezen altijd duidelijk welk deel u uiteindelijk ook werkelijk ten laste van de vrije ruimte moet laten komen.