Voor vaste kostenvergoeding is vooraf onderzoek nodig

Bevat een vaste kostenvergoeding bedragen die gericht zijn vrijgesteld of intermediaire kosten dan is de vergoeding alleen onbelast te verstrekken door de werkgever als er vooraf onderzoek is gedaan naar de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten. Dit staat in een Handreiking van de Belastingdienst.

De Belastingdienst heeft in zijn Handreiking nog maar eens aangegeven dat een kostenonderzoek ook echt vooraf moet plaatsvinden. Zonder kostenonderzoek is de vaste kostenvergoeding gewoon loon voor de werknemer. Als deze dan wordt aangewezen als eindheffingsloon gaat dit ten koste van de vrije ruimte. 

Voorwaarden voor vaste kostenvergoeding

Om een vaste kostenvergoeding voor de intermediaire kosten (tool) of gerichte vrijstellingen (tool) onbelast te kunnen verstrekken aan werknemers moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:

• De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
• De werkgever geeft een omschrijving van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen per kostenpost, inclusief een schatting van het bijbehorende bedrag.
• De werkgever geeft aan uit welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• De werkgever voert ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding vooraf een onderzoek naar de werkelijke kosten uit en herhaalt dit op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaat die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.
• De werkgever wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte. 

Wel of geen kostenonderzoek

Een voorbeeld ter verduidelijking: Een werkgever geeft een vaste kostenvergoeding (tool) van € 120 per maand voor de kosten die zij tijdens hun werk onderweg maken. Deze vergoeding is voor maaltijden onderweg, parkeerkosten auto van de zaak, relatiegeschenken en de stomerij.
Doet de werkgever geen kostenonderzoek, dan is de vergoeding in principe belast. Wijst hij de vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon, dan gaat de vaste kostenvergoeding ten laste van de vrije ruimte. Als de werkgever de vrije ruimte overschrijdt, is hij 80% eindheffing verschuldigd.
Maar als de werkgever besluit vooraf kostenonderzoek te doen, geldt er een gerichte vrijstelling voor de maaltijden en zijn de parkeerkosten en relatiegeschenken intermediaire kosten en wijst ze aan als eindheffingsloon. Deze kosten gaan dan niet ten koste van de vrije ruimte. De stomerijkosten moet de werkgever via de vrije ruimte laten lopen.