Van één team naar meerdere teams

Een team dat te groot wordt, is niet meer slagvaardig. Daarom kan het zinvol zijn om van een groep medewerkers meerdere teams te vormen. Dit kan leiden tot een efficiëntere verdeling van het werk en een duidelijkere scheiding van de werkprocessen. Maak wel goede afspraken over de taken en bevoegdheden van de verschillende teams.

Een reden om meerdere teams te vormen, kan zijn dat er te veel medewerkers zijn voor één team, waardoor de besluitvorming erg traag is of ruis in de communicatie optreedt. Een andere reden kan zijn dat verschillende taken om inhoudelijke of procesmatige redenen beter kunnen worden gescheiden. Twee veelvoorkomende varianten van het vormen van meerdere teams zijn:

1. Elk team specialiseert zich, zoals bij een organisatie die het werk verdeelt onder een afdeling Communicatie, een afdeling Sales, een afdeling Marketing en een afdeling Finance.
2. Elk team blijft alle handelingen doen, maar richt zich op een specifieke doelgroep, zoals bij een bank die het werk verdeelt onder een afdeling Particulieren, een afdeling Midden- en kleinbedrijf en een afdeling Grote bedrijven.

Teams moeten klantbeleid afstemmen

Bij de eerste variant van het vormen van meerdere teams moet u voorkomen dat de teams te veel op zichzelf gaan functioneren. Als de teams niet genoeg samenwerken of onvoldoende bereid zijn om zaken met de andere teams af te stemmen, kan dit leiden tot irritaties, productiviteitsverlies of omzetdaling. Bij de tweede variant bestaat het gevaar dat ervaringen en kennis niet worden gedeeld. De teams moeten het klantbeleid onderling goed afstemmen, anders bestaat het risico dat klanten verschillende boodschappen krijgen, waardoor het voor de klant onduidelijk kan zijn waar uw organisatie eigenlijk voor staat.

Communiceren over bevoegdheden van teams

Bij een wijziging waarbij de structuur van uw organisatie verandert, is het dus belangrijk dat u duidelijk communiceert over de taken en bevoegdheden van de verschillende teams en hoe de besluitvorming en samenwerking er in de praktijk uitzien. Dit kan door telkens de oorspronkelijke doelen erbij te pakken en te kijken of iedereen zich hier nog in herkent. Ook moeten de teams nieuwe inzichten regelmatig met elkaar uitwisselen.