Schrijf datum op kopie van identiteitsbewijs

Als u een werknemer in dienst neemt, moet u zijn identiteit vaststellen en een kopie van zijn identiteitsbewijs in uw administratie bewaren. Om identiteitsfraude te voorkomen, is het handig om op de kopie het doel en de datum te schrijven. Uit onderzoek blijkt namelijk dat ruim 5% van de Nederlanders ooit slachtoffer is geweest van een vorm van identiteitsfraude.

Onbekend is in hoeverre werkgevers en opdrachtgevers zich bewust zijn van of betrokken zijn bij mogelijke fraude met kopieën van ID-bewijzen. Een kopie maken van een paspoort, rijbewijs of ID-kaart is alleen toegestaan bij:

• indiensttreding van een nieuwe werknemer;
• als u een zelfstandige zonder personeel (zzp’er) inhuurt;
• bij het uitvoeren van een overeenkomst of contract, bijvoorbeeld als uw organisatie een bestelling wil bezorgen bij een klant.

Kopie ID-bewijs van zzp’er

Huurt u een zzp’er in, dan moet u deze om een Verklaring arbeidsrelatie (VAR) vragen en een kopie van zijn identiteitsbewijs maken. Een VAR winst uit onderneming (VAR-wuo) geeft u zekerheid dat u geen loonheffing en premies werknemersverzekeringen hoeft in te houden. De kopie van het identiteitsbewijs moet u zeven jaar in uw administratie bewaren. Om identiteitsfraude tegen te gaan, kunt u op de kopie het doel van het kopiëren en de datum schrijven.

Meer risico op identiteitsfraude

Los van deze situaties worden ID-bewijzen vaak onnodig gekopieerd, gescand en bewaard. Ook simkaarten worden vaak onnodig uitgelezen. Door het op grote schaal verzamelen en bewaren van persoonsgegevens neemt het risico op identiteitsfraude toe. In het document ‘Identificatie en verificatie van persoonsgegevens’ (pdf) van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) kunt u vinden wanneer u wel niet een kopietje van een ID-bewijs mag maken en bewaren.