Rol en taken vertrouwenspersoon verschillen per organisatie

De vertrouwenspersoon kan zijn positie op verschillende manieren invullen, afhankelijk van de behoeften van de organisatie. Een functiebeschrijving schept duidelijkheid voor de vertrouwenspersoon én de werknemers die zich tot de vertrouwenspersoon willen wenden. Daarin kan ook staan hoe de vertrouwenspersoon omgaat met vertrouwelijke informatie.

Voordat een vertrouwenspersoon wordt aangesteld (tool), is het belangrijk dat werkgever samen met preventiemedewerker en OR aandacht besteedt aan de rol die hij gaat vervullen in de organisatie. Een werknemer kan een vertrouwenspersoon benaderen voor problemen op twee gebieden:

• ongewenste omgangsvormen, zoals agressie, geweld, discriminatie, pesten en (seksuele) intimidatie;
• misstanden en integriteitsschendingen, zoals corruptie, diefstal, belangenverstrengeling en misbruik van bevoegdheden.

Beide thema’s kunnen zowel de organisatie als werknemers veel schade toebrengen. Werknemers kunnen hun motivatie kwijtraken, angstig worden, stress ervaren en zorgen voor conflicten. Dit kan zowel fysiek als mentaal zijn weerslag hebben op de gezondheid van de werknemer. Het werk van de vertrouwenspersoon draagt direct bij aan betere arbeidsomstandigheden en aan het voorkomen van ziekteverzuim.

Elke vertrouwenspersoon vervult algemene taken

De taken en rol van de vertrouwenspersoon zullen per organisatie verschillen. Zo zal een organisatie waarin werknemers psychosociaal belastend werk doen – bijvoorbeeld agenten die veel te maken hebben met agressie – zich eerder richten op het eerste gebied. In de meeste gevallen heeft een vertrouwenspersoon in elk geval de volgende algemene taken:

• ervoor zorgen dat de werknemers weten wanneer ze bij hem terechtkunnen en hoe de klachtenprocedure in de organisatie is geregeld;
• actief meewerken aan preventiebeleid, bijvoorbeeld door voorlichting te geven aan werknemers en het management over ongewenst gedrag;
• aanspreekpunt zijn voor werknemers die zaken (werkgerelateerd of een privésituatie die het werk beïnvloedt) in vertrouwen willen bespreken;
• werknemers begeleiden en informeren;
• werknemers opvangen en begeleiden als ze waren betrokken bij een incident, zoals agressie van klanten of een bedrijfsongeval;
• zorgen voor anonieme registratie van gevallen van ongewenst gedrag, deze verwerken in een jaarverslag en dit onder de aandacht brengen van het management en – als daarover afspraken zijn – bij de OR;
• werknemers doorverwijzen naar de juiste instanties, zoals Bureau Slachtofferhulp of de politie;
• nauw samenwerken met de OR en preventiemedewerker om het beleid te verbeteren en incidenten te helpen voorkomen.