Nieuwe regels voor kopie identiteitsbewijs uitzendkracht

Sinds 1 januari 2018 gelden er voor uitzendbureaus nieuwe regels voor het maken en bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van uitzendkrachten die nog niet begonnen zijn met werken. Dat is geregeld in de Verzamelwet SZW 2018.

Uitzendbureaus mogen sinds 1 januari 2018 meteen een kopie maken van het identiteitsbewijs van kandidaten die zich bij hun bureau aanmelden. Dat zijn mensen die wel al hebben aangegeven via het uitzendbureau te willen werken, maar die nog niet meteen daadwerkelijk aan het werk gaan. Die kopie mogen de uitzendbureaus vervolgens gedurende maximaal vier weken bewaren in hun administratie. Gaat de kandidaat niet binnen die vier weken aan de slag, dan moet het uitzendbureau de kopie alsnog verwijderen.

Soms al eerder ID-bewijs verwijderen

Deze wijziging van de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI) wijziging staat in de Verzamelwet SZW 2018. Het idee erachter is dat het uitzendbureau zo voldoende tijd heeft om de identiteit van de kandidaat te checken en te controleren of de kandidaat wel in Nederland mag werken.
Geeft een kandidaat binnen vier weken aan dat hij niet meer door het uitzendbureau bemiddeld wil worden – omdat hij bijvoorbeeld al een andere baan gevonden heeft of geen vertrouwen meer heeft in het uitzendbureau – dan moet het bureau de kopie direct verwijderen.

Inlener mag geen kopie maken

Als uw organisatie een uitzendkracht inhuurt van een uitzendbureau, moet de leidinggevende of HR-afdeling het originele identiteitsbewijs controleren (tool) voordat de uitzendkracht aan het werk gaat. Het is echter sinds 1 januari 2014 niet meer toegestaan om een kopie van dat identiteitsbewijs te maken en te bewaren in de administratie. Dat is het geval, omdat het sinds die datum volgens de Belastingdienst niet meer nodig is om die kopie te maken. Het verwerken van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit noodzakelijk is en dat is dus niet langer het geval.
Op die laatste regel geldt één uitzondering: uw organisatie moet wel een kopie maken en bewaren van het identiteitsbewijs van uitzendkrachten die de nationaliteit hebben van buiten de Europese Economische Ruimte (EER).