Let op de regels bij het inrichten van een kantoorpand

Een kantoorpand inrichten kan niet uit de losse pols. Uw organisatie moet namelijk rekening houden met de wet- en regelgeving op dit gebied. Voor concrete regels is de arbocatalogus die binnen een sector of branche van toepassing is, een leidraad. Deze regels verwijzen vaak naar bepaalde normen, zoals de bekende NEN-normen. Deze normen zijn gedetailleerder dan de wetgeving.

Een NEN-norm (tool) geeft meer handvatten dan de wet- en regelgeving op dit gebied. De NEN-norm voor de kantooromgeving (NEN 1824) biedt veel informatie als uw organisatie aan de slag gaat met de  op de werkplekken in administratieve ruimtes en kantoren. NEN 1824 onderscheidt diverse ruimten:

• de kantoorwerkplek;
• de overleg- en vergaderruimten;
• de circulatieruimte;
• de bewegingsruimte.

De arbowetgeving bestaat uit drie niveaus: de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Het Arbobesluit is een uitwerking van bepalingen in de Arbowet. In het Arbobesluit staat dat de afmetingen van een arbeidsplaats zodanig moeten zijn dat een werknemer zonder gevaar voor de veiligheid en gezondheid zijn arbeid kan verrichten. Meer specifieke informatie – zoals bepalingen met betrekking tot een goede verlichting (tool), lucht en apparatuur op de werkplek – staat in de Arboregeling. Ook in NEN 1824 is een berekening te vinden van de minimale wettelijke ruimte per kantoorwerkplek (tool).

Aantal mensen in de ruimte is bepalend

Bij vergader- en overlegruimtes hanteert NEN 1824 een grens van zes deelnemers. Als in een ruimte meer dan zes mensen kunnen overleggen, geldt deze als een vergaderruimte waarbij geldt: minimaal 2 m2 per persoon. De circulatieruimte is de ruimte in een kantoorvertrek om de werkplek met meubilair en benodigde apparatuur te bereiken. Voor de bewegingsruimte waar elke medewerker recht op heeft, kunt u kijken naar het aantal werkplekken, het aantal kasten en de plaatsing hiervan. De basisregel is dat hoe meer verkeer, des te meer bewegingsruimte er beschikbaar moet zijn. Zo moet er tussen een wand en een werkplek 90 cm zitten, maar tussen een wand en meerdere werkplekken 120 cm. In de herziene NEN 1824-norm is duidelijk een onderverdeling gemaakt tussen bewegings- en circulatieruimte.

Berekenen van de werkplek- en werkruimteoppervlakte

Hoe uw organisatie de werkplek- en werkruimteoppervlakte berekent, staat ook in NEN-norm 1824. Dit hangt namelijk af van vele factoren. Voor de ruimte voor iedere kantoorwerkplek die meer dan twee uur per dag door één of meer medewerkers wordt gebruikt, is dit een optelsom van onderdelen die op de werkplek aanwezig zijn. De basiswerkplek- en werkruimteoppervlakte bedragen 4 m2 (inclusief de ruimte voor een bureaustoel, bewegings- en circulatieruimte). Gebruikt uw organisatie nog ‘ouderwetse’ diepe beeldschermen? In dat geval hebben werknemers meer ruimte nodig. Ze hebben in dat geval recht op de dubbele hoeveelheid oppervlakte, dus 2 m2 Daarnaast kunt u voor elke vrijstaande kast 1 m2 extra rekenen. Maken medewerkers ook gebruik van een (verrijdbare) ladenkast? Dan mag u daar 0,5 m2 voor rekenen.

Overzicht arbocatalogi binnen alle sectoren

Niet alle sectoren beschikken over een eigen arbocatalogus. Als er voor een specifieke sector geen arbocatalogus bestaat, kunnen organisaties gebruikmaken van een catalogus van een verwante sector waar uw sector overeenkomsten mee heeft. Ook de bedrijfsarts, arbodienst of branchevereniging kunnen hulp bieden bij specifieke informatie over de kantoorinrichting. Op arboportaal.nl/externe-bronnen/arbocatalogi is een overzicht te vinden van alle arbocatalogi. De sectoren variëren van metselbedrijven tot apothekers en van installatie- en isolatiebedrijven tot ziekenhuizen.