Kopie ID ingeleend personeel niet meer nodig

Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft bekendgemaakt dat het maken van een kopie van het identiteitsbewijs (ID) in strijd is met de wet. Dat meldde het CBP nadat de Belastingdienst stelde dat het bewaren van een kopie van het ID van ingeleend personeel niet meer nodig is sinds 1 januari 2014.

Als het om werknemers in uw organisatie gaat, bent u verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet u van de identiteitskaart of het paspoort van de werknemer een kopie maken die u in de administratie bewaart. Voor uitzendkrachten schreef de fiscus altijd dezelfde procedure voor. Inmiddels heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs van uitzendkrachten sinds 1 januari 2014 niet langer verplicht is.

U volstaat met het opnemen van persoonsgegevens in uw administratie

U kunt de identiteit van de uitzendkracht voortaan ook aantonen op basis van persoonsgegevens die u in de administratie opslaat. Daarbij moet u in elk geval opnemen:

• naam, adres en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• BSN;
• nationaliteit;
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
• een specificatie van de gewerkte uren;
• de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
• naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.

Kopie ID niet noodzakelijk volgens het CBP

Nu het beleid van de Belastingdienst is gewijzigd, is het bewaren van het identiteitsdocument van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden. Het verwerken van persoonsgegevens is volgens de wet namelijk alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. En als u personeel inhuurt of werk uitbesteedt, is dit dus niet langer het geval.