De inhoud van een goede functieomschrijving

Veel leidinggevenden staan voor de uitdaging om bestaande functies opnieuw in te richten om een efficiëntieslag te maken. Een aantal tips om tot een goede functieomschrijving te komen.

Veranderingen binnen organisaties leiden op den duur ook tot nieuwe functies of een andere invulling van bestaande functies. Het kan daardoor nodig zijn om de functieomschrijving weer eens kritisch te bekijken en te vernieuwen. Werknemers kunnen vaak haarfijn uitleggen hoe hun functie afwijkt van de functieomschrijving op papier, wat er beter kan en op welke manier. Het is dus verstandig om werknemers te raadplegen voor de actualisatie van de functieomschrijvingen.

De voorwaarden voor een goede functieomschrijving

Het belangrijkste doel van functieomschrijving is het zorgvuldig op papier zetten van de werkzaamheden, competenties en verantwoordelijkheden die bij een functie horen. Omdat functieomschrijvingen de basis vormen voor een personeelsplanning (tool), is het bovendien van belang dat ze actueel zijn. Daarnaast moeten ze nog aan een aantal voorwaarden voldoen.
Een functieomschrijving moet:

• rekening houden met ontwikkelingen in de toekomst en dus niet alleen afgestemd zijn op de huidige situatie.
• afgestemd zijn op de overige functies zodat er een eenheid ontstaat waardoor de functies goed met elkaar te vergelijken zijn en de onderlinge samenhang duidelijk is.
• moet in lijn liggen met de cao. Gebruik daarom referentiefuncties als richtlijn.
• de essentie van de functie kort en krachtig beschrijven. Een uitgebreide beschrijving van details maakt het onduidelijk.
• bevat naast een korte en bondige omschrijving van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden een beschrijving van de functie- of selectie-eisen, eventuele individuele arbeidsvoorwaarden en de positie van de functie binnen de organisatie (wie is de leidinggevende, bij welk team of welke afdeling hoort de functie, met wie wordt in- en extern samengewerkt?).