Hoe u een verzuimgesprek moet aanpakken

Een verzuimgesprek voeren, is vaak niet gemakkelijk. Toch is het goed om dit gesprek wel aan te gaan. In de eerste plaats om uw betrokkenheid te tonen, maar ook omdat u verplicht bent om u in te spannen voor de re-integratie van werknemers.

De Wet verbetering poortwachter verplicht u om minimaal één keer in de zes weken contact te hebben met de werknemer en de bedrijfsarts. Maar u kunt natuurlijk ook in een eerder stadium een gesprek aangaan over het ziekteverzuim van de werknemer. In feite is de telefonische ziekmelding van een werknemer al een verzuimgesprek. U kunt in dit gesprek globaal informeren naar de klachten die de werknemer heeft. Hij hoeft hier overigens geen antwoord op te geven. 

Aandachtspunten gesprek

Als een werknemer langer ziek blijft of frequent afwezig is door ziekte, is het verstandig om dit te bespreken. Er zijn een aantal punten waar u dan op moet letten:

• Probeer empathie te tonen. Natuurlijk wilt u graag weten of eventuele taken moeten worden overgenomen, maar bij ziekte kan dit soms gevoelig liggen bij de werknemer. Als u de werknemer geen ruimte geeft in het gesprek, is dit waarschijnlijk niet bevorderlijk voor zijn herstel.
• Kijk of u kunt achterhalen wat de situatie is. Houdt de ziekte verband met het werk? Deze informatie kan voor u nuttig zijn, omdat u dan kunt kijken of eventuele aanpassingen op de werkplek nodig zijn.
• Laat zien dat u bereid bent om de werknemer te helpen bij zijn herstel. Kijk op welke manier u kunt bijdragen aan een snelle werkhervatting, zonder dat u de werknemer hierbij te veel onder druk zet.
• Maak afspraken over hoe vaak u contact houdt met de werknemer. Geef eventueel aan dat u ook van de werknemer initiatief verwacht om regelmatig te laten weten hoe het ervoor staat.
• Zorg dat u bij frequent ziekteverzuim goed op de hoogte bent van hoe vaak de werknemer ziek is geweest en hoe lang dit heeft geduurd. U kunt de feiten dan aan uw werknemer voorleggen. Vervolgens is het aan hem om dit toe te lichten.
• Leg de in het gesprek gemaakte afspraken op papier vast. Op deze manier voorkomt u onduidelijkheden in de toekomst.