Effectief een vergadering voorzitten

Vergaderingen kunnen met een slechte voorbereiding of ongestructureerd verloop onnodig lang duren. Dat is niet nodig, want met de volgende tips staan de deelnemers binnen mum van tijd weer buiten.

Het is vervelend als werknemers tijdens een vergadering hun ongenuanceerde mening spuien over een onderwerp waar ze in hun dagelijks werk nauwelijks mee te maken hebben. Dit vertraagt onnodig en daarom doet de voorzitter er goed aan alleen de werknemers uit te nodigen (tool) die nauw betrokken zijn en een waardevolle bijdrage kunnen leveren. Daarnaast heeft ook de vergaderopstelling invloed op het verloop van een vergadering. De vergaderruimte moet daarom zijn ingericht op het soort vergadering.

Actiepuntenlijst zo snel mogelijk na vergadering verspreiden

Een vaste vergaderroutine zorgt ervoor dat werknemers minder scherp zijn. Daarom is het goed om werknemers elke vergadering een andere zitplaats toe te wijzen. Dat zorgt voor variatie in reacties en gesprekspatronen. Een voorzitter start de vergadering met het kort doornemen van de agenda (tool), zodat iedereen weet wat hem te wachten staat. De voorzitter doet er goed aan om slecht voorbereide werknemers niet of nauwelijks aan het woord te laten. Verder geldt afspraak is afspraak; laatkomers kunnen de al besproken zaken teruglezen in de notulen. Tot slot komt een follow-up idealiter op een moment dat de vergadering nog vers in ieders geheugen zit: binnen 24 uur een actiepuntenlijst verspreiden is een goede richtlijn.