AVG: werkgever moet voor 25 mei cv’s verwijderen

Nu de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bijna van toepassing is, kan het voor werkgevers geen kwaad om hun werving- en selectieproces onder de loep te nemen. Dit betekent onder meer dat zij het cv van sollicitanten op tijd moeten verwijderen.

De AVG – die vanaf 25 mei 2018 van toepassing is – heeft niet alleen gevolgen voor de gegevens van werknemers, maar ook voor de gegevens van sollicitanten. Dit betekent dat organisaties hun sollicitatiebeleid privacybestendig (e-learning) moeten maken. Eén van de manieren om dit te doen, is door het werving- en selectieproces op te nemen in de privacyverklaring van uw organisatie. Uit onderzoek van Intelligence Group onder 100 grote werkgevers en de 25 grootste uitzendbureaus blijkt dat 39% van de werkgevers geen privacyverklaring heeft waarin het recruitmentproces aan de orde komt. Daarnaast verzuimt één op de drie werkgevers om een sollicitant vóór zijn sollicitatie een privacyverklaring aan hem voor te leggen of toestemming te vragen voor het verwerken van zijn gegevens.

Werving en selectie opnemen in privacyverklaring

In de privacyverklaring kan de werkgever bijvoorbeeld aangeven voor welke doeleinden hij de gegevens uit het cv bewaart en voor hoelang hij de gegevens in portefeuille wil houden. Daarnaast kunnen in de privacyverklaring de rechten van de sollicitant staan, zoals het recht op inzage, het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn gegevens en het recht op verwijdering van zijn gegevens.  

Na afwijzing binnen vier weken cv vernietigen

Voor het bewaren van het cv van een sollicitant kunnen werkgevers de richtlijn van de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) aanhouden. Hierin staat dat een werkgever de gegevens van een sollicitant na afwijzing binnen maximaal vier weken moet vernietigen of terugsturen. Als een werkgever de gegevens van een sollicitant in portefeuille wil houden, heeft hij hiervoor toestemming nodig. Na een jaar moet hij bovendien opnieuw om toestemming vragen. Heeft uw organisatie op dit moment cv’s in de database staan waarvoor geen toestemming is gevraagd, dan moeten deze dus verwijderd worden. Een werkgever kan er uiteraard ook voor kiezen om alsnog toestemming te vragen aan de kandidaat als hij de gegevens wil bewaren.