8 tips voor een goede e-mail

Het grootste deel van de schriftelijke communicatie met zakenrelaties verloopt bij de meeste organisaties per e-mail. De uiterlijke kenmerken van een e-mailbericht zijn misschien wel belangrijker dan de inhoud van het bericht.

Als een zakenrelatie een e-mailbericht ontvangt met een onverzorgde opmaak, is de kans groot dat het bericht wordt aangemerkt als spam. Waar moet u op letten als u een e-mail opstelt?

1. De afzender van de e-mail (uw organisatie) moet duidelijk weergegeven zijn. Neem ook contactgegevens op in de e-mail.
2. Een filmpje, een geluidsfragment of een animatie trekt de aandacht van de klant naar de tekst van de e-mail.
3. Zorg voor een pakkende onderwerpregel. De aandacht van de lezer moet meteen gegrepen worden.
   
4. Spammers stoppen nogal eens virussen in de bijlage. Gebruik dus geen bijlage van een acquisitiebericht als dat niet nodig is.
5. De klant ziet uw e-mail (tool) als eerste in zijn previewscherm. Houd de lay-out daarom overzichtelijk.
6. De klant kan beschikken over een provider die uw e-mail in een klein scherm weergeeft, nadat het bericht is geselecteerd. Niet alle tekst past in dit scherm, zorg dus dat het begin van de tekst pakkend is!
7. Voordat de klant de e-mail opent zal hij controleren of er sprake is van spam. Met een formele lay-out en stijl van de e-mail maakt het bericht een betrouwbare indruk.
8. Kies een leesbaar lettertype (tool), zoals Arial, Calibri of Verdana.