2.5. Het BOB-model toepassen

Beeldvorming

Het doel is om zo veel mogelijk informatie te verzamelen om te komen tot een heldere probleemdefinitie. Deze fase neemt circa 40% van de tijd in beslag. Dit soort vragen komen naar voren:

• Waarover nemen we een besluit?
• Wat is de context?
• Wat weten we?
• Klopt alles wat we (denken te) weten?
• Wat weten we niet?
• Welke personen en factoren spelen mee?
• Wat zijn onze mogelijkheden en middelen?
• Wanneer moeten we een besluit hebben genomen?
• Hebben we die informatie echt nodig om tot een goed besluit te komen?
• Hoe gaan we de ontbrekende informatie verzamelen?

Vergadermethodiek

• rondje maken;
• brainstorm;
• doorvragen ter verduidelijking;
• mindmap;
• géén discussie.

Resultaat

• Iedereen heeft hetzelfde beeld voor ogen.
• Actieplan om aan informatie te komen.

Deze stap lijkt uitgebreid en tijdrovend maar is cruciaal omdat u zonder deze informatie geen goede oplossing kunt bedenken.

Oordeelsvorming

In deze fase bedenkt u zo veel mogelijk oplossingen voor het probleem en stelt u criteria op die de basis vormen voor het beoordelen van de verschillende oplossingen. Deze fase neemt circa 40% van de tijd in beslag. Er komen in deze fase dit soort vragen naar voren:

• Wat is ons doel?
• Hebben we alle opties nu op tafel?
• Wat houdt elke optie in?
• Welke opties kunnen we direct wegstrepen?
• Welke opties houden we over?
• Waar maken we ons zorgen over?
• Wat zijn de voor- en nadelen van deze opties?
• Welke argumenten zijn er voor of tegen de verschillende opties?
• Wie zijn voor- of tegenstanders van bepaalde opties en waarom?
• Heeft iedereen nu een helder beeld van de mogelijkheden?
• Aan welke voorwaarden moet het besluit voldoen om acceptabel te zijn?

Vergadermethodiek

• discussie;
• doorvragen naar achterliggende belangen en motivaties (‘wat maakt dit besluit voor jou onaanvaardbaar’ of ‘wat moet er gebeuren om jouw bezwaren op te heffen’);
• dialoog;
• nieuwsgierig zijn naar elkaars mening en belang.

Resultaat

• Gezamenlijke belangen, criteria en voorwaarden in beeld.

Besluitvorming

De beste optie dient zich vaak ineens aan, bijvoorbeeld als blijkt dat een meerderheid van de mensen voorkeur heeft voor een bepaalde oplossing, of als de hele groep het ineens met elkaar eens blijkt te zijn. In deze fase van de vergadering bespreekt u planning en uitvoering en stemt u dat af met elkaar.

Vragen

De besluitvormingsfase neemt circa 20% van de tijd in beslag. Daarin komen er dit soort vragen naar voren:

• Hebben we een volledig beeld van alle mogelijkheden?
• Zo ja, welke voorkeur heeft de groep?
• Welk besluit kunnen we nu nemen?
• Wat besluiten we?
• Wat gaan we doen?
• Weet iedereen welk besluit genomen is?
• Is iedereen het eens met het besluit?

Vergadermethodiek

• stemmen;
• consensus;
• compromis;
• rondje om te checken of het besluit klopt.

Resultaat

• besluit (advies, actieplan, et cetera).