Verzuimgegevens niet te lang bewaren

Op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens mag een werkgever de gegevens van werknemers niet oneindig bewaren. Ook voor verzuimgegevens gelden bewaartermijnen.

In de Beleidsregels ‘De zieke werknemer’ die eerder dit jaar werden gepubliceerd, maakt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een onderscheid tussen administratieve verzuimgegevens bij kortdurend verzuim en het re-integratiedossier bij langdurig verzuim. Onder de administratieve verzuimgegevens bij kortdurend verzuim vallen de gegevens die de werkgever nodig heeft voor de loondoorbetalingsverplichting, zoals de datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de hersteldatum.

Bewaartermijn administratieve verzuimgegevens

Voor de administratieve verzuimgegevens geldt dat de werkgever ze mag bewaren zolang dit nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld worden. De AP stelt dat een bewaartermijn van twee jaar na het einde van het dienstverband hiervoor redelijk is. Maar is er bijvoorbeeld sprake van een arbeidsconflict, dan kan de werkgever deze gegevens langer bewaren.

Geen wettelijke bewaartermijn re-integratiedossier

Voor het re-integratiedossier (tool) bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Toch geldt ook hiervoor dat het niet de bedoeling is dat de werkgever deze gegevens oneindig bewaart. Een redelijke termijn om het re-integratiedossier te bewaren is volgens de AP maximaal twee jaar na afronding van de re-integratie. Concrete afspraken, over bijvoorbeeld aanpassingen in de functie, kan een werkgever wel langer bewaren. Overigens gelden er afzonderlijke regels voor eigenrisicodragers. Zo moet een werkgever die eigenrisicodrager is voor de Ziektewet de gegevens die hij hiervoor nodig heeft vijf jaar bewaren.