Vergroot de bewijskracht van e-mail

U heeft zich vast al wel eens afgevraagd waar de ondernemingsraad wettelijk staat als u moet terugvallen op e-mail. Belangrijke afspraken en soms zelfs hele overeenkomsten worden immers via de mail gemaakt en gesloten. Uitgangspunt is dat de Nederlandse wet niets uitsluit dat als bewijs kan dienen. Dus ook een e-mailbericht, al zitten er flinke haken en ogen aan.

De Nederlandse wet stelt dat een overeenkomst die op papier is gezet en die door beide partijen voor akkoord is ondertekend dwingend bewijs kan zijn. Bestaat zo´n overeenkomst, dan staat vast dat die tussen beide partijen is gesloten. Een getekende overeenkomst kan dan ook heel belangrijk zijn om een procedure voor de rechter te kunnen winnen. Over een digitale overeenkomst is in de wet niets bepaald. Er zijn dus een paar aanvullende feiten die u zult moeten bewijzen om een e-mailbericht echt te kunnen laten functioneren als bewijs.

• Is het e-mailbericht écht verzonden?
• Is het e-mailbericht écht ontvangen?
• Is het e-mailbericht behalve geopend ook wel gelezen?
• Is het e-mailbericht gelezen door de geadresseerde?

Computercrash

In de praktijk komt het helaas erg vaak voor dat cruciale e-mail niet meer terug te vinden is of verloren is gegaan toen de computer crashte. Dat kan uw ondernemingsraad veel problemen opleveren. Zorg dus voor een goede en veilige archivering van relevante e-mailberichten.
E-mails kunnen, net als andere digitale documenten, als bewijs dienen. Het is echter nooit het sterkste bewijs dat u kunt bedenken - u kunt het dan ook beter gebruiken als aanvullend bewijs.