Verbod op privégebruik altijd schriftelijk vastleggen

Als een werkgever zijn werknemer verbiedt om een bestelauto privé te gebruiken, moet hij ervoor zorgen dat dit verbod schriftelijk is vastgelegd. Anders is de kans zeer groot dat er toch rekening moet worden gehouden met een bijtelling voor privégebruik.

Stelt een werkgever een bestelauto ter beschikking aan zijn werknemer maar hij verbiedt privégebruik, zodat er geen rekening hoeft te worden gehouden met een bijtelling voor privégebruik (tool), dan moet dit verbod wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Het verbod moet schriftelijk zijn vastgelegd.
• De vastlegging van het verbod moet bij de loonadministratie worden bewaard.
• Er moet voldoende toezicht op de naleving van het verbod zijn.
• Er wordt  een passende sanctie opgelegd als overtreding van het verbod plaatsvindt.

Geen schriftelijke vastlegging in loonadministratie

Dat niet makkelijk onder deze voorwaarden uit kan worden gekomen ondervond onlangs een hoveniersbedrijf. Een van de werknemers had een bestelauto ter beschikking gesteld gekregen. De onderneming had geen rekening gehouden met een bijtelling vanwege privégebruik (tool) van de bestelauto. De werknemer had namelijk een schriftelijk verbod gekregen om de bestelauto privé te gebruiken. De inspecteur vond echter dat er geen sprake was van een verbod, er was ook sprake van een ondeugdelijke rittenadministratie en legde een naheffingsaanslag op. 

Rittenadministratie was onbetrouwbaar

Het hof gaf aan dat het hoveniersbedrijf niet aannemelijk had gemaakt dat er een verbod was op het privégebruik van de bestelauto. Er was namelijk geen schriftelijke vastlegging van het verbod in de loonadministratie te vinden. En zonder schriftelijke vastlegging was er geen sprake van een verbod op privégebruik. De bijtelling had dus niet achterwege mogen blijven. Voor wat betreft de kilometeradministratie gaf de rechter aan dat niet duidelijk was geworden wanneer en waar de bestelauto had gestaan bij grote projecten. Ook het doel van een aantal ritten was niet te achterhalen. Het hof vond daarom dat de inspecteur terecht rekening had gehouden met een bijtelling privégebruik bestelauto bij de werknemer omdat de rittenadministratie van de werknemer niet betrouwbaar was.
Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden 3 juli 2018 (gepubliceerd op 27 juli 2018), ECLI (verkort): 6158