Telefoonlijst op de algemene schijf: mag dat onder de AVG?

Heeft uw organisatie een lijst met de (privé)telefoonnummers van werknemers op de algemene schijf staan, dan zorgt dit voor een inbreuk op de privacy van deze werknemers. Is dit onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) nog toegestaan?

Eén van de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens onder de AVG is dat uw organisatie voor de verwerking – in dit geval het bewaren van de telefoonlijst – een gerechtvaardigd belang heeft. Zo’n belang kan zijn dat het voor een goede bedrijfsvoering vereist is dat werknemers elkaar kunnen bereiken. Het is echter de vraag of er geen andere manieren zijn om dit doel te bereiken. Bijvoorbeeld door alleen de HR-afdeling of een leidinggevende toegang te geven tot deze gegevens. Op het moment dat het nodig is, kan de HR-adviseur of leidinggevende dan namens een werknemer contact opnemen met de betreffende collega.

Niet meer informatie opslaan dan strikt noodzakelijk

In de praktijk kan dit nog steeds tot onhandige situaties leiden als een werknemer op een onverwachts moment een collega wil bereiken en de HR-adviseur of leidinggevende niet bereikbaar is. In de AVG (tools) is niet expliciet vastgelegd hoe uw organisatie hiermee moet omgaan. Wel is duidelijk dat uw organisatie terughoudend moet zijn met het openbaar delen van gegevens van werknemers. Kiest uw organisatie ervoor om de telefoonlijst op de algemene schijf te bewaren, dan zal de werkgever in elk geval het gerechtvaardigd belang hiervoor moeten kunnen onderbouwen. Bovendien is het belangrijk om niet meer informatie in het bestand op te slaan dan strikt noodzakelijk is. Het is bijvoorbeeld niet nodig om naast het telefoonnummer ook de adresgegevens van de werknemer in het bestand te bewaren.  

Toestemming zeer beperkte waarde door gezagsverhouding

Het is uiteraard ook mogelijk om toestemming te vragen aan werknemers voor het opslaan van hun telefoonnummer in een bestand op de algemene schijf. Vanwege de gezagsverhouding die in de relatie tussen de werkgever en werknemer bestaat, is het echter verstandiger om de verwerking van persoonsgegevens op een andere grondslag uit de AVG (e-learning) te baseren.