Tips over geheimhoudingsplicht van de OR

Ondernemingsraden krijgen regelmatig geheimhouding opgelegd over een compleet adviestraject. De OR kan de achterban daardoor niet goed informeren en raadplegen en is dus niet goed in staat om een serieus advies op te stellen. Hoe kan de OR hier het beste mee omgaan?

Vakbonden en werkgeversorganisaties krijgen regelmatig te horen dat bestuurders hun OR geheimhouding opleggen over alle informatie die wordt uitgewisseld tijdens een adviestraject. Veel bestuurders zijn bang voor onrust en willen het adviesplichtige besluit daarom liever stilhouden tot het besluit is genomen. Maar daarmee legt de bestuurder de OR grotendeels lam, omdat de raad dan geen achterbanoverleg kan plegen. Geheimhouding is dan ook een bijzonder aspect van het OR-lidmaatschap (artikel). De Sociaal-Economische Raad (SER) adviseerde in dat kader eerder al dat bestuurders alleen expliciete geheimhouding moeten afspreken als daar een goede reden voor is.

Tips van de SER voor omgang met geheimhouding bij adviestraject

Om te voorkomen dat de bestuurder de OR de handen op de rug bindt, kan de OR de volgende tips van de SER toepassen:

• Maak afspraken over geheimhouding zo concreet mogelijk. Dan wordt direct duidelijk voor welke informatie geheimhouding noodzakelijk is en welke niet. Kijk met de bestuurder of de duur en omvang van de geheimhouding realistisch zijn.
• Vraag de bestuurder om een goede afweging te maken tussen de (mogelijk) schadelijke gevolgen bij het openbaar worden van de informatie en het besef dat het transparant en tijdig delen van informatie het besluitvormingsproces vooruit helpt.
• Geef bij de bestuurder aan dat ‘angst voor onrust’ geen goede reden is zodra van het voorgenomen besluit eenmaal duidelijk is welke kant het opgaat. De bestuurder stelt de onrust daarmee namelijk alleen maar uit. Zeker als de gevolgen voor de werknemers aanzienlijk zijn.
• De OR moet zich bewust zijn van zijn positie in de organisatie en de informatie die hij deelt. De OR moet zich steeds afvragen of het slim is om bepaalde informatie te delen. Ook als de bestuurder daarover niet expliciet geheimhouding heeft afgesproken, kan informatie onder geheimhouding vallen.
• De OR heeft er baat bij om bestuurdersplannen in een vroeg stadium mee te krijgen. Soms is het afspreken van geheimhouding juist een reden voor de bestuurder om de informatie al op voorhand te delen. Hij durft er dan van uit te gaan dat de OR de informatie voor zich houdt.
• Spreek altijd af hoelang de geheimhouding duurt, voor wie het geldt en op welke informatie het precies betrekking heeft. Let op: de geheimhoudingsplicht mag de OR niet hinderen om een goed advies op te stellen.

Schending geheimhoudingsplicht is niet verstandig

Vindt de OR de geheimhoudingsplicht onterecht of niet langer van toepassing? Bespreek dit dan met de bestuurder. De OR doet er verstandig aan om zich aan de geheimhoudingsplicht te houden zolang er geen andere afspraken over de geheimhouding zijn gemaakt. Schending van de geheimhoudingsplicht kan namelijk verstrekkende gevolgen hebben.